Analisi Rapida di Excel: cos’è, come funziona e in che modo è utile per visualizzare i dati

Microsoft Excel è un software prodotto da Microsoft che consente agli utenti di organizzare, formattare e calcolare i dati utilizzando formule all'interno di un foglio di calcolo. Questo software fa parte della suite Microsoft Office ed è compatibile con altre applicazioni della medesima suite. Excel ha le stesse funzionalità di base di tutte le applicazioni per fogli di calcolo, che utilizzano una raccolta di celle disposte in righe e colonne per organizzare e modificare i dati. Possono anche visualizzare i dati come grafici, istogrammi e grafici a linee.

Excel consente agli utenti di organizzare i dati in modo tale da visualizzare vari fattori da diverse prospettive. Visual Basic viene utilizzato per le applicazioni in Excel, consentendo agli utenti di creare una varietà di metodi numerici complessi. I programmatori hanno la possibilità di codificare direttamente utilizzando Visual Basic Editor, incluso Windows per scrivere codice, eseguire il debug e organizzare i moduli di codice. Ma dall'uso complesso a quello rapido ed efficace con l'Analisi Rapida di Excel, il passo può essere davvero breve.

L'Analisi Rapida di Excel si basa su un meccanismo di uso molto efficace. Quando l'utente seleziona una serie di celle, compare una piccola area accanto all'angolo in basso a destra della selezione con cui interagire. Si tratta delle porte di accesso ad alcune funzioni. Pensiamo ad esempio a una piccola selezione di formattazioni condizionali, ma anche grafici e funzioni.

Il vantaggio di questi accessi rapidi è la possibilità di ottenere il risultato in modo molto efficace e immediato. All'interno dello Strumento di Analisi Rapida sono quindi presenti strumenti con cui dare un'interpretazione ai dati. Alcuni possono essere usati anche su fogli completi; altri hanno bisogno di utilizzare spazi diversi. Fra gli strumenti più interessanti ci sono ad esempio i grafici sparkline. Sono micro grafici che occupano una sola cella di Excel e che servono per rappresentare l'andamento di una sola serie di dati.

La prima cosa da fare per avviare l'Analisi Rapida di Excel è selezionare la porzione del foglio da analizzare, per esempio una colonna. A quel punto fare clic sulla piccola area in basso a destra. Il menu successivo offre diverse opzioni, alcune simili a quelle dei menu classici, mentre la Formattazione propone una serie di funzionalità interessanti. Basta Selezionarne una per vedere un'anteprima. Anche nel caso dello Strumento di Analisi Rapida è possibile usare in contemporanea più opzioni contemporaneamente. Nel caso in cui ci siano problemi di leggibilità, è sempre ammesso l'uso di Cancella formattazione.

L'utente conserva la possibilità di modificare l'aspetto delle celle attraverso i menu. Mantenendo la selezione, da Home scegliere Formattazione condizionale e poi Gestisci regole. Nella finestra che successivamente si apre vedere tutte le regole applicate alle celle selezionate, e che sono state implementate attraverso lo Strumento di Analisi Rapida. Selezionarne una e fare clic su Modifica regola. Nella finestra ulteriore che si apre, oltre a cambiare i criteri, è anche ammessa la modifica del Formato. Per farlo selezionare la piccola opzione corrispondente accanto all'anteprima.

Quando si lavora con grandi volumi di dati, a volte perdiamo traccia: i valori possono essere mancanti, elencati nel posto sbagliato o apparire più volte nella tabella. Questi duplicati possono essere intenzionali, ma nella maggior parte dei casi sono presenti per errore. In entrambi i casi, però, è utile poter visualizzare i duplicati in automatico: di fronte a tabelle complesse, è praticamente impossibile procedere con l'evidenziazione o il conteggio manuale.

Il foglio di calcolo può infatti visualizzare automaticamente i duplicati. Per farlo occorre prima selezionare gli intervalli da esaminare. Può essere un'intera colonna o riga o anche un intervallo limitato che si definiscono personalmente. Per selezionare tale intervallo, occorre fare clic con il mouse e formare un rettangolo che includa quello desiderato. Possibile anche selezionare singole celle. Per farlo bisogna semplicemente tenere premuto il tasto Ctrl e quindi fare clic nelle celle corrispondenti. Una volta selezionato l'intervallo da analizzare, è quindi possibile chiedere a Excel di evidenziare i duplicati usando la formattazione condizionale.