Come condividere evento Google Calendar

Creare gli eventi in Google Calendar ci consente di tenere traccia dei nostri appuntamenti e non rischiare di dimenticarcene, ma anche di condividerli con colleghi e amici per informarli quando siete liberi. 

Vediamo quindi come condividere un evento Google Calendar, da computer o telefono, oltre che vedere come accettare un invito o anche come condividere e visualizzare un calendario.

A seconda della vostra situazione, infatti, potreste voler far sapere i vostri impegni o rendere pubblico il calendario: Google Calendar mette a vostra disposizione tutte queste opzioni, andiamo a scoprire come, ma prima vi ricordiamo come creare un calendario condiviso. 

Dopo aver creato un evento su Google Calendar, come fare ad aggiungere altri utenti per metterli al corrente dei vostri impegni o farli partecipare all'evento? 

Google Calendar mette a vostra disposizione una comoda funzione, vediamo come usarla, da telefono, Android o iPhone, o da computer.

Da telefono Android o iPhone

Per condividere un evento con Google Calendar da telefono, Android o iPhone, prima di tutto, in caso non l'abbiate già fatto, dovete installare l'app. Per iPhone, scaricatela dall'App Store, toccate Scarica e avviatela toccando Apri.

Poi effettuate l'accesso con il vostro account Google toccando in basso Accedi e attivando il pulsante di fianco all'account o toccando Aggiungi un account e poi inserendo email e password relative. Toccate Fine in alto a sinistra e poi toccate Consenti per consentire l'accesso ai Contatti e all'invio di notifiche. Ora siete pronti a creare un evento. 

Da telefono o tablet Android, in caso l'app non sia già installata, andate su Google Calendar nel Play Store, toccate Installa e poi avviatela.

Toccate l'evento a cui vuoi aggiungere persone per aprirlo, poi toccate in alto a destra l'icona a forma di matita per modificarlo. Scorrete verso il basso e toccate Aggiungi persone. Inserite il nome o l'indirizzo email della persona, toccatela e inserite i nomi di tutte le persone che volete invitare. Quando avete inserito tutte le persone che volete invitare, toccate Fine in alto a destra.

Se dovete trovare un orario di un evento che vada bene per tutti, toccate Visualizza pianificazioni. Questo vi consente di vedere gli impegni degli altri. In caso, spostate il rettangolo dell'evento, poi riportate in alto la schermata dell'evento dal basso e toccate Salva in alto a destra. 

Questa procedura funziona anche se volete sapere come invitare persone che non utilizzano Google Calendar, basta inserire il loro indirizzo email. Gli invitati riceveranno un'email di invito e potranno rispondere e far sapere se parteciperanno o meno facendo clic sui link Sì, No o Forse presenti nell'email (Google consiglia per lo meno di utilizzare Google Calendar con un indirizzo email Google per non aver problemi nell'invio di inviti e nella ricezione di risposte).

Da Computer

Ma i dispositivi mobili non sono l'unica opzione a vostra disposizione per accedere a Google Calendar. Il servizio della GrandeG offre infatti un sito ricco di funzionalità, ecco come usarlo.

Andate da browser a questo indirizzo e se necessario effettuate l'accesso con il vostro account Google. Ora cliccate su un evento che volete condividere con altri utenti, per poi cliccare in alto a destra sull'icona a forma di matita. A destra, nella sezione Invitati, iniziate a digitare il nome della persona che volete invitare e sceglietela dai vostri contatti, o in alternativa inserite l'indirizzo email se questa non è presente nel vostro elenco.

Quando avete completato, potete anche impostare un invitato come opzionale. Cliccate sull'icona a forma di omino di fianco al nome dell'invitato (se non la vedete passateci il mouse sopra) per rendere l'invitato facoltativo. Se ci cliccate ancora sopra, l'invitato tornerà obbligatorio.

cliccare su Orari suggeriti, per verificare che tutti gli invitati possano essere presenti e non ci siano conflitti. Selezionate un orario. In basso, potete impostare le autorizzazioni per gli invitati, come Modificare evento, Invitare altre persone e Vedere l'elenco invitati.

Alla fine cliccate su Salva in alto e scegliete se mandare o meno una email di invito agli invitati.

Se siete stati invitati a un evento tramite Google Calendar, riceverete un'email che vi avviserà. Questo vi consentirà di far sapere agli altri se potete partecipare o meno, con la possibilità anche di aggiungere una nota o suggerire un altro orario.

Se poi utilizzate Gmail, Google Calendar aggiungerà automaticamente l'evento al suo calendario principale, ma questo potrebbe non avvenire finché non rispondete all'evento o confermate di conoscere alcuni tipi di mittente, come persone con cui non avete mai interagito o non sono presenti nei vostri contatti. 

Andiamo a vedere come accettare e rispondere a un invito di Google Calendar, da telefono o computer.

Da telefono Android o iPhone

Se avete ricevuto un invito da un dispositivo Android o da iPhone, aprite l'email di invito e sotto Invitati vedrete tre pulsanti: Si, No e Forse. Toccate la risposta, e l'organizzatore dell'evento riceverà un'email che lo informerà della vostra decisione. 

La stessa operazione si può effettuare anche da Google Calendar, che mette a vostra disposizione anche altri strumenti (potete arrivarci da Gmail scorrendo l'email di invito fino in fondo e poi toccando Altre opzioni), oltre a consentirvi di modificare la risposta.

Aprite Google Calendar e toccate l'evento. In basso, trovate i tre pulsanti che abbiamo visto sopra. Di fianco, vedrete una freccia verso l'alto: toccatela e vedrete due opzioni: Proponi un nuovo orario o Aggiungi nota. Se toccate Proponi un nuovo orario, potrete selezionare un altro orario o giorno, e sotto aggiungere una nota. Toccate l'icona a forma di aeroplanino di carta sulla destra e date conferma toccando Si, No o Forse.

A questo punto l'organizzatore dell'evento può scegliere se accettare o meno. 

Costui riceverà un'email e vedrà l'evento sul suo calendario, evidenziato da un'icona a forma di orologio. Dovrà toccare l'evento e nella sezione Invitati dovrà toccare Rivedi orario proposto. Per accettare, dovrà toccare il segno di spunta in basso a destra e poi in alto a destra il pulsante Salva.

A questo punto, potrà decidere se inviare un'email di aggiornamento agli altri invitati.

Da Computer

Volete sapere come accettare un invito di Google Calendar da computer? La procedura ricalca in gran parte quanto visto sopra. Dopo essere stati invitati, riceverete un'email da parte dell'organizzatore. A questo punto potete scegliere se accettare o meno l'invito cliccando su Sì, No o Forse. In alternativa potete cliccare su Visualizza evento nel calendario oppure scorrere verso il basso e selezionare Altre opzioni. 

Se scegliete di accettare l'invito da Google Calendar, andate sulla pagina Internet del servizio e cliccate sull'evento.

Da qui potrete scegliere o modificare anche in un secondo tempo la risposta, oppure in basso cliccate sulla freccia verso il basso e selezionate Proponi un nuovo orario o Aggiungi una nota a seconda delle vostre esigenze. 

Se decidete di proporre un nuovo orario, scegliete la nuova data o orario, se volete a sinistra aggiungete una nota e poi cliccate sul pulsante blu Invia proposta.

A questo punto l'organizzatore riceverà un'email e potrà da lì cliccare sulla proposta o direttamente da calendario cliccare sull'evento, che sarà evidenziato da un'icona con l'orologio. A questo punto, potrà vedere l'orario proposto e per accettarlo non dovrà fare altro che cliccare su Salva in alto. Se vorrà, potrà inviare un'email agli altri invitati per avvisarli del cambiamento.

Poi cliccate su Ottieni link condivisibile e cliccate su Copia link per copiare il link negli appunti e incollatelo per esempio nella vostra piattaforma di messaggistica o email per condividerlo con i vostri clienti o collaboratori. Fate attenzione che tutto quello che sarà su quel calendario sarà visibile a chiunque, e tenete sempre presente che il link potrebbe arrivare anche a persone a cui voi non avevate pensato. 

Nondimeno, questo è l'unico modo per permettere a chi non utilizza Google Calendar di visualizzare il vostro calendario condiviso.

Se invece vi trovate nella situazione in cui qualcuno ha condiviso il proprio calendario con voi e volete sapere come visualizzare un calendario condiviso, la procedura è molto semplice, ma tenete presente che se vi iscrivete a più di 400 calendari le prestazioni potrebbero risentirne.

Da telefono, Android o iPhone

Se volete vedere un calendario condiviso da telefono, Android o iPhone, cliccate sul link Aggiungi questo calendario nell'email che avete ricevuto quando siete stati invitati. 

A questo punto si aprirà l'app Google Calendar e dovrete toccare Sì. Il nuovo calendario sarà visibile a sinistra, nella sezione I miei calendari.

Da Computer

Da computer, potete iscrivervi a un calendario utilizzando il vostro indirizzo email andando alla pagina di Google Calendar ed effettuando l'accesso. A sinistra, accanto ad Altri calendari, cliccate sul pulsante + e poi selezionate Iscriviti al calendario. Nel campo sotto Aggiungi calendario potrete inserire l'indirizzo email della persona che lo ha condiviso con voi (o selezionatelo dall'elenco).

A seconda che il calendario dell'altra persona sia stato condiviso o meno, vi troverete in una delle seguenti situazioni:

• Se il calendario non è stato condiviso con voi, dovrete richiedere l'accesso. In questo caso il proprietario riceverà un'email e accettare la richiesta cliccando sul link. 
• Se il calendario è già condiviso, avrete ricevuto un'email e verrà aggiunto a sinistra nella sezione Altri calendari.
• Se l'altra persona non dispone di un calendario Google, vi verrà chiesto di invitarla a utilizzare Google Calendar.

Se invece volete aggiungere un calendario pubblico, potete aggiungerlo anche da link.

Andate alla pagina di Google Calendar, poi a sinistra andate su Altri calendari e cliccate sul pulsante "+". Selezionate Da URL, incollate il link del calendario e questo verrà visualizzato sotto Altri calendari nel giro di 24 ore.

Come condividere un calendario in famiglia?

Se volete condividere un calendario in famiglia, andate sulla pagina di Google Calendar da browser e a sinistra individuate il calendario Famiglia nella barra laterale. Cliccate sui tre puntini e selezionate Impostazioni. Cliccate su Impostazioni delle autorizzazioni e selezionate il tasto Gestione famiglia. Qui vedrete la sezione I membri del tuo gruppo Famiglia: premete prima sul tasto Invia inviti e poi digitate l’indirizzo email dal riquadro che viene mostrato. Completata questa procedura premete sul tasto Invia.

Come mandare un invito con Gmail?

Se volete mandare un invito con Gmail, dopo aver ricevuto un invito a un evento, scorrete l'email fino in fondo e cliccate su Altre opzioni. Si aprirà la pagina di Google Calendar: cliccate sull'evento e a sinistra cliccate sull'icona a forma di busta da lettere. Scrivete il vostro messaggio e cliccate su Invia.