Come creare calendario condiviso

Già è complicato tenere traccia dei propri appuntamenti, ma cosa succede se dovete sincronizzarvi con parenti e amici per organizzare vacanze o gite insieme, oppure colleghi per gestire incontri di lavoro?  

Per questo scopo potrebbe interessarvi sapere come creare un calendario condiviso, una comoda funzione che vi consente di gestire in un unico luogo tutti gli appuntamenti della famiglia o del lavoro, e semplificare la vostra vita!

Andiamo a scoprire come fare, per Google Calendar e Outlook, su Android e iPhone, oltre a ricordarvi il nostro approfondimento su come funziona Google Calendar.

Volete sapere come creare un calendario condiviso su Google Calendar? L'app della GrandeG è uno strumento estremamente potente per sincronizzare il lavoro con i colleghi o organizzarsi in famiglia, e consente di creare calendari privati condivisi con persone specifiche, per esempio familiari, o pubblici, in modo che chiunque abbia il link possa accedervi ed effettuare modifiche.

Qualunque sia il tipo di calendario che dovete creare, tenete presente che potete farlo solo dal sito di Google Calendar, quindi da browser, perché la funzione non è accessibile da app. Per questo motivo, è più comodo farlo da PC o al limite da tablet, se non altro per comodità. 

Dopo aver scelto un calendario sotto I miei calendari, a sinistra (se non li vedete, cliccate sull'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra ed eventualmente sulla freccia verso il basso di fianco alla voce), o creatone uno (basta cliccare sul pulsante "+" a sinistra, alla voce Altri calendari e poi cliccare su Crea nuovo calendario), cliccate sull'icona con tre puntini verticali che appare passando il cursore del mouse accanto al calendario.

Cliccate su Impostazioni e condivisione. Ora per condividerlo con persone specifiche cliccate sulla sinistra su Condividi con persone o gruppi specifici, poi al centro cliccate sul pulsante + Aggiungi persone o gruppi.

Inserite l'indirizzo email della persona o il suo nome, poi cliccate sul suggerimento se disponibile e aggiungete altri indirizzi. Sotto, cliccate sul menu a tendina e scegliete le autorizzazioni e le opzioni di condivisione tra:

• Vedere solo disponibile/occupato, permette agli utenti di vedere quando sono i vostri appuntamenti, ma nasconde i dettagli dell'evento. Utile per condividere un programma con i colleghi che non hanno bisogno di sapere di cosa trattano le vostre riunioni.
• Vedere tutti i dettagli dell'evento (opzione predefinita), consente agli utenti di vedere il titolo della riunione e i dettagli, tra cui la posizione, l'agenda, i potenziali collegamenti e gli allegati.
• Apportare modifiche agli eventi, consente all'utente di modificare gli eventi, il che significa che può creare riunioni per vostro conto e modificare gli appuntamenti senza avere accesso al vostro account Google. Usate questa impostazione per un collaboratore o quando condividete un calendario in cui varie persone possono collaborare.
• Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione, consente alle persone con cui condividete il calendario di fare tutto quanto esposto sopra e condividerlo o non condividerlo con gli altri. Usate questa opzione per le persone che gestiscono un calendario con voi

Quando tutto è a posto, cliccate Invia per confermare il processo e condividere il calendario con gli utenti.

Potete ripetere l'operazione per diversi utenti con diverse opzioni, o fatelo solo una volta mettendo tutti gli utenti con cui condividete il calendario.

In alternativa, se volete rendere pubblico un calendario semplicemente tramite link, per esempio utile per attività che condividono eventi con la clientela, dopo aver individuato il calendario, passato il cursore sull'icona con tre puntini e cliccato su Impostazioni e condivisione, selezionate Autorizzazioni di accesso per gli eventi.

Qui mettete la spunta su Rendi disponibile pubblicamente e attraverso il menu a tendina scegliete se rendere visibile solo disponibile/occupato, nascondendo i dettagli, o vedere tutti i dettagli dell'evento.

Poi cliccate su Ottieni link condivisibile e cliccate su Copia link per copiare il link negli appunti e incollatelo per esempio nella vostra piattaforma di messaggistica o email per condividerlo con i vostri clienti o collaboratori. Fate attenzione che tutto quello che sarà su quel calendario sarà visibile a chiunque, e tenete sempre presente che il link potrebbe arrivare anche a persone a cui voi non avevate pensato.

Thunderbird è uno dei più popolari client email per PC. Open source e gratuito, il programma sviluppato da Mozilla non solo è completissimo e offre una serie di opzioni per la gestione del proprio account email, ma consente anche, a certe condizioni, di, creare e condividere calendari. 

Queste condizioni sono un server di posta che supporta WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning), un protocollo che estendendo l'HTTP fornisce un framework per gli utenti per creare, modificare e spostare documenti su un server in modo sicuro, consentendo la cooperazione tra più utenti e la condivisione su più dispositivi. Google e Aruba, ad esempio, supportano CalDAV, un'estensione di WebDAV che fornisce uno standard per i client in modo da consentirgli di accedere alle informazioni del calendario su un server remoto. 

Dopo esservi assicurati che il server su cui vi appoggiate supporti il protocollo, potete creare e condividere un calendario da PC. Farlo è piuttosto semplice.

Avviate Thunderbird e cliccate sull'icona del calendario dal pannello all'estrema sinistra. Ora se non avete creato un calendario o non ne avete sincronizzato uno esistente (per esempio da Google Calendar), potete farlo cliccando sul pulsante "+". Se volete creare un computer locale, selezionate la voce Sul computer in uso, altrimenti per sincronizzare un calendario già online, cliccate su Sulla rete. In quest'ultimo caso, inserite il vostro nome utente (email di Google in questo caso) e l'URL, ad esempio, di un calendario su Google Calendar (che avete creato come visto sopra). 

Si aprirà una finestra in cui dovrete inserire la password del vostro account Google, scrivetela e in caso date conferma tramite autenticazione a due fattori, poi cliccate su Allow per consentire a Thunderbird di accedere al calendario. Selezionate i calendari da sottoscrivere e cliccate su Sottoscrivi. 

Ora potete condividerlo. Per farlo avete due alternative. La prima è esportare il calendario in HTML o ICS (per iCal) su una cartella sul computer e poi condividerlo.

Per farlo, cliccate con il tasto destro del mouse sul calendario, poi selezionate Esporta. Scegliete dove salvare il file, eventualmente creando una cartella condivisa apposita, e dategli un nome. Specificate il formato del file da creare attraverso il menu a tendina e cliccate su Salva.

Quando il file del calendario è memorizzato in una cartella condivisa, è possibile che diverse istanze di Thunderbird aprano lo stesso file del calendario, a condizione che sia installata l'estensione appropriata. In questo modo, potete aprire il calendario con altre app, come ad esempio Microsoft Outlook. 

In alternativa, potete pubblicare il calendario su un server che supporta il protocollo WebDAV. Cliccate con il tasto destro del mouse sul calendario e selezionate Pubblica calendario. Ora inserite l'indirizzo (URL) di un server su cui volete pubblicare il calendario e cliccate sul pulsante Pubblica. A questo punto vi verranno richiesti i dati di accesso al server, username e password e potrete completare la procedura.

Il calendario potrà quindi essere accessibile da altri su quel server.

Ovviamente ha più senso compiere queste operazioni per calendari locali piuttosto che per calendari già online come quelli su Google Calendar. 

Se volete sapere come creare e condividere un calendario su Outlook gratuitamente, avete due opzioni per farlo, da PC o app per dispositivi mobili. Da PC, andate sul sito di Outlook Web (l'app è disponibile solo per chi è abbonato a Microsoft 365) ed eventualmente effettuate l'accesso con il vostro account Microsoft, email e password (eventualmente anche tramite autenticazione a due fattori).

Successivamente, Cliccate sull'icona del calendario che vedete nel pannello di sinistra, in alto, e create un calendario cliccando sulla voce Aggiungi calendario in basso a sinistra. Si aprirà una finestra, cliccate su Crea calendario vuoto, dal pannello di sinistra, e nella finestra centrale inserite un nome per il calendario ed eventualmente assegnateli un colore e un'icona.

Successivamente, scegliete se aggiungerlo a I miei calendari o ad altri calendari cliccando sul menu a tendina in basso. Completate queste operazioni, cliccate su Salva e il calendario sarà creato. Chiudete la finestra cliccando sul pulsante "x" in alto a destra e passate il cursore sul nome del calendario appena creato in basso a sinistra, poi cliccate sui tre puntini alla sua destra. 

Dal menu che si apre, selezionate Condivisione e autorizzazioni, e a questo punto non dovrete fare altro che inserire l'indirizzo email della persona con cui volete condividere il calendario. Digitatelo e poi cliccate sul suggerimento oppure cliccate su Cerca in Persone per cercarlo tra i vostri contatti, poi cliccate sul menu a tendina per scegliere tra Possono vedere tutti i dettagli e Possono modificare. 

Se sbagliate, potete cliccare sull'icona del cestino sulla destra per eliminare il contatto, e quando siete soddisfatti cliccate su Condividi. 

In alternativa, se volete sapere come creare e condividere un calendario sull'app desktop di Outlook, da Windows la procedura per creare il calendario è la stessa, mentre cambia quella per condividerlo.

Una volta creato il calendario, cliccate sull'icona Condividi calendario che trovate nella barra degli strumenti dell'app, in alto sulla destra e selezionate il calendario che desiderate condividere. 

Ora si aprirà una finestra, cliccate sulla scheda Permessi e poi su Aggiungi. Dalla finestra, selezionate le persone con cui condividere il calendario e poi cliccate su Aggiungi. Se invece volete aggiungere indirizzi email, in fondo scrivete l'indirizzo, nel campo vuoto di fianco ad Aggiungi, e poi cliccate su Aggiungi. 

Una volta completato l'elenco, cliccate su OK in basso a destra. A questo punto vedrete la lista di contatti ed email aggiunti con il livello di permessi standard. Potete cambiarlo per ognuno selezionando il nome e in basso mettendo la spunta alla voce che preferite, tra 

• Può vedere quando sono occupato
• Può vedere titoli e luoghi
• Può vedere tutti i dettagli
• Può modificare
• Delegato

Cliccate su OK per salvare le vostre impostazioni e il calendario sarà condiviso.

A questo punto, gli utenti riceveranno un'email e potranno cliccare su Accetta per accettare l'invito, poi per vederlo basterà loro cliccare sull'icona del calendario a sinistra e poi sotto Calendari condivisi, a sinistra, mettere la spunta al calendario che hanno ricevuto.

Da Outlook per macOS, create un calendario cliccando sull'icona Calendario nella parte inferiore del riquadro di spostamento, selezionate il calendario in cui verrà salvato il nuovo calendario e nella scheda Organizza cliccate su Nuovo calendario. 

Nella finestra che appare, inserite il nome del calendario e cliccate su Invio. Poi selezionate l'icona Calendario a sinistra e selezionate il calendario appena creato. Successivamente, sotto la scheda Organizza, cliccate su Permessi calendario e si aprirà la stessa finestra che abbiamo visto da Windows. Cliccate sulla scheda Permessi e cliccate su Aggiungi utente. Scrivete il nome dell'utente e selezionatelo, poi quando avete finito cliccate su Aggiungi. 

Nella finestra di prima, sotto Livello di autorizzazione, scegliete i permessi che volete concedere, poi cliccate su OK per condividere il calendario.

Se volete sapere come creare e condividere un calendario da Outlook per dispositivi mobili, Android o iPhone, sappiate che non potete crearlo al momento, ma potete solo condividere i calendari associati al vostro account.

Per farlo, indipendentemente dal vostro dispositivo, entrate in Outlook dopo averla installata da Google Play o App Store e aver effettuato l'accesso con il vostro account, poi toccate l'icona del calendario in basso.

Successivamente, toccate l'icona del vostro account in alto a sinistra e selezionate l'icona a forma di ingranaggio in corrispondenza del calendario da condividere. Indicate un colore del calendario e sotto toccate Aggiungi persone. Inserite i nomi dei contatti o gli indirizzi email delle persone da aggiungere al calendario e una volta finito toccate l'icona con la freccia verso destra in alto a destra. 

Ora potete scegliere i permessi da accordare ai vari utenti toccando ognuno di loro e selezionando Può visualizzare o Può modificare.

Infine, date conferma toccando il simbolo in alto a destra. 

Se volete sapere come creare e condividere un calendario su Teams, non è possibile, ma potete importare i calendari condivisi da Google. Per farlo, e quindi accedere a calendari condivisi sull'app di Microsoft per le videochiamate, andate tramite browser sul sito dello strumento ed eventualmente effettuate l'accesso con le vostre credenziali, email e password dell'account Microsoft. In caso, date conferma utilizzando l'autenticazione a due fattori. 

A questo punto, cliccate sull'icona Calendario sul pannello di sinistra e cliccate su Aggiungi calendario di Google in alto sinistra. Cliccate su Aggiungi calendario e si aprirà una finestra da cui potete scegliere il vostro account Google o eventualmente aggiungerne uno cliccando su Aggiungi un altro account. Effettuate l'accesso (in quest'ultimo caso) e cliccate su Continua per confermare l'intenzione di concedere a Microsoft l'accesso al vostro calendario. 

Ora potete vedere il vostro calendario da Teams e in alto a sinistra vi verrà indicato quale è collegato.

Non potete però aggiungerne più di uno.

Volete creare e condividere un calendario su WhatsApp? Al momento non è possibile farlo, in quanto la piattaforma di messaggistica non offre una funzione dedicata a questa funzione. 

Potete però condividere il link di un calendario pubblico, per esempio da Google Calendar o Calendario di Apple, tramite WhatsApp. Per esempio, dopo aver deciso di condividere un calendario pubblico da Google Calendar, come spiegato qui, cliccate su Ottieni link condivisibile e poi su Copia link per copiare il link.

Ora andate ad esempio su WhatsApp desktop o web o sull'app per telefono e incollate il link nella chat con la persona con cui volete condividerlo.

L'app Calendario di iPhone vi consente di creare e condividere un calendario iCloud con altri utenti. Per approfondire l'argomento vi rimandiamo alla nostra guida dedicata, ma brevemente vediamo come creare e condividere un calendario su iPhone (ovvero come creare calendario condiviso Apple).

Avviate l'app Calendario sul vostro dispositivo e in basso toccate la voce Calendari. Ora toccate Nuovo calendario in basso e poi Aggiungi calendario. 

A questo punto potete dare un nome al calendario e assegnargli un colore (se non vi piacciono quelli standard toccate Personalizza, scegliete un colore, toccate la "x" in alto a destra per chiudere la finestra e poi toccate Indietro in alto a sinistra), per poi toccare Fine in alto a destra.

Ora nell'elenco dei calendari toccate la "i" nel cerchio di fianco al nuovo calendario e potete scegliere se condividerlo solo con persone specifiche o renderlo pubblico (al che avrete a disposizione un link da condividere con chi volete tramite app di messaggistica o email).

Per condividerlo con utenti specifici, toccate Aggiungi persona sotto Condividi con e scrivete il nome o l'indirizzo email degli utenti con cui condividerlo. In alternativa, toccate il pulsante "+" sulla destra e selezionate i vostri contatti con cui condividere il calendario.

Quando avete finito, toccate Aggiungi in alto a destra.

Ora, di fianco a ogni contatto, vedrete la scritta Visualizza e modifica. Se volete consentire solo la visualizzazione, toccatela e nella pagina seguente disattivate il pulsante di fianco a Consenti modifiche, poi toccate Indietro in alto a sinistra. 

Se volete rendere il calendario pubblico, in basso attivate il pulsante di fianco a Calendario pubblico e toccate Condividi link per condividere il link con chi volete, selezionando i contatti o le app con cui condividere il collegamento, oppure toccando Copia per copiarlo negli appunti e incollarlo dove preferite.  

Una volta completati questi passaggi, toccate la voce Fine in alto a destra.

Come abbiamo anticipato all'inizio, l'app per Android di Google Calendar non vi consente di creare un calendario, ma solo di consultarlo o aggiungere eventi. Lo stesso dicasi per condividere, una funzione non accessibile da app. 

Quindi se volete sapere come creare e condividere un calendario da Android, dovete effettuare la procedura da browser come indicato in questo capitolo.

In alternativa, potete utilizzare un'app di terze parti. Cozi è un ottimo strumento che vi consente di coordinare e gestire le attività in famiglia, per le liste della spesa e, ovviamente, li impegni.

In alternativa, anche TimeTree è un'ottima app, anzi specificamente dedicata alla condivisione dei calendari, e, se siete una coppia, potete pensare anche a una soluzione come Between.

Come creare un calendario condiviso gratis?

I modi più semplici per creare un calendario condiviso sono o dal sito di Google Calendar come spiegato qui o, se siete utenti Apple, da Calendario di iPhone come spiegato qui.

Come creare un calendario condiviso con la famiglia?

Per creare un calendario condiviso con la famiglia, dal sito di Google Calendar cliccate sul pulsante "+" a sinistra, sotto Altri calendari, cliccate su pulsante "+", cliccate su Crea nuovo calendario e poi su Crea calendario dopo avergli dato un nome. Poi passate il cursore sul nome del calendario, a sinistra, e cliccate sull'icona con tre puntini verticali. Cliccate su Impostazioni e condivisione e cliccate sulla sinistra su Condividi con persone o gruppi specifici, poi al centro cliccate sul pulsante + Aggiungi persone o gruppi. Inserite l'indirizzo email del famigliare, poi cliccate sul suggerimento se disponibile e aggiungete altri indirizzi. Sotto, cliccate sul menu a tendina e scegliete le autorizzazioni e le opzioni di condivisione. Cliccate su Invia per invitare gli utenti.