Come firmare documenti Word e Word Online da PC

C'è un passaggio preliminare da comprendere prima di sapere come firmare documenti Word e Word Online da PC. Non tutte le firme digitali hanno valore legale e di conseguenza occorre scegliere la più adatta sulla base del documento da firmare.

Ecco quindi che firma digitale avanzata viene generata con metodi che garantiscono l'integrità del documento e l'unicità della firma stessa. Questa sottoscrizione è utilizzata per i contratti commerciali ma per quelli immobiliari.

La firma elettronica qualificata è più sicura e avanzata e funziona tramite kit rilasciati dagli enti e servizi che certificano le firme.

La firma elettronica digitale utilizzata la crittazione asimmetrica in cui due chiavi, una privata e una pubblica, garantiscono l'integrità della firma e del documento. Si tratta di quella pienamente sicura e con pieno valore legale.

Infine c'è la firma autografa scritta con una penna capacitiva sullo schermo, disegnata o scannerizzata e copiata come immagine. Di base non ha valore legale perché mancano i segni che permettono di stabilirne l'unicità e l'autenticità.

La possibilità di firmare un documento su Word da PC è ammessa sia su Windows e sia su Mac. L'opzione è duplice: con una scansione della firma scritta a mano. Oppure disegnando la firma sul momento tramite una tavoletta grafica o un dispositivo con digitalizzatore. Dopo aver ottenuto una immagine della propria firma, è possibile aggiungere la firma nei documenti.

Per farlo bisogna innanzitutto aprire il documento da firmare su Word. Quindi andare in alto nella scheda Inserisci e cliccare su Immagini. Poi cliccare sulla voce Da questo dispositivo, selezionare l'immagine della propria firma e premere Inserisci. Successivamente cliccare sull'immagine, sulla piccola icona a lato e premere sul tasto Dietro al testo. L'utente può ridimensionare la firma per farla coincidere col rigo.

La procedura che abbiamo appena esaminato permette anche di aggiungere un rigo per la firma su Word. La procedura da seguire è semplice e passa dall'apertura del documento e dal successivo spostamento nel punto in cui inserire la riga destinata alla firma. Dopodiché cliccare in alto sulla sezione Inserisci e poi sull'opzione Aggiungi riga della firma. Si riconosce perché l'icona rappresenta una penna e un foglio e si trova nel riquadro Testo sulla destra dell'interfaccia. Quindi si apre una schermata di dialogo, in cui sono presenti vari campi.

Il firmatario consigliato è colui che dovrebbe firmare il documento. Poi ci sono il titolo della persona, l'indirizzo di posta del firmatario consigliato e le istruzioni per il firmatario in cui si inserire suggerimenti. Infine è possibile mettere la spunta per consentire di commentare a colui che deve firmare e inserire la data nel campo firma. Terminata la compilazione dei campi è sufficiente occorre confermare con il tasto OK.

Non solo Word perché anche Word Online ovvero la versione gratuita e semplificata del programma principale, consente di firmare documenti. In prima battuta occorre raggiungere la pagina di accesso alla suite Office Online. Quindi per utilizzare il servizio serve un account Microsoft. Word Online non supporta le firme elettroniche avanzate e consente di firmare i documenti solo con la procedura con immagine.

Per firmare un documento stilato tramite Word Online occorre quindi aprirlo ed effettuare il login. Per modificare un proprio file creato bisogna caricarlo su One Drive, a cui si accede inserendo le proprie credenziali Microsoft. Al termine del caricamento, cliccando sul file, si apre Word Online con tanto di possibilità di fare modifiche. L'interfaccia di Word Online non cambia un granché rispetto a quella della versione desktop. Per inserire la firma occorre allora andare in alto nella scheda Inserisci e cliccare su Immagini. Poi cliccare sulla voce Da questo dispositivo, selezionare l'immagine della propria firma e premere Inserisci. Una volta inserita, cliccare sull'immagine e quindi sulla piccola icona a lato. Premere il tasto Dietro al testo.

Viene anche data la possibilità di ridimensionare la firma per farla coincidere col rigo. Una volta inserita la firma si può salvare il documento.