Come invitare su Teams

Avete creato una riunione su Teams per parlare con i colleghi del vostro prossimo progetto, demandare una serie di incombenze prima di partire per le vacanze o anche solo mettere insieme gli amici per organizzare una festa a sorpresa. Ma adesso si pone il problema di come invitare su Teams. 

La piattaforma di videochiamate di gruppo di Microsoft, cresciuta tantissimo dopo la pandemia, mette a vostra disposizione infatti una serie di strumenti per poter raggiungere velocemente i vostri contatti, in modo da organizzare la prossima riunione in un attimo e senza scordarsi di contattare nessuno!

Vediamo come fare, con un link o un'email, da PC o smartphone, e anche per invitare persone esterne, ma non prima di ricordarvi, ovviamente, come creare riunioni su Teams. 

Microsoft Teams è la piattaforma di Microsoft per effettuare videochiamate per riunioni, ma offre una serie di strumenti per il lavoro a distanza, come chat (vocali e di testo) e condivisione di contenuti.

Inoltre, grazie all'integrazione con le applicazioni di Microsoft, è facilissimo creare eventi in diversi contesti. 

Lo strumento è accessibile da PC, attraverso la comoda app desktop per Mac o Windows o la versione Web, mentre se preferite accedervi da dispositivi mobili potete sfruttare l'app apposita, per iOS e Android. 

Tutto quello che dovete fare è effettuare l'accesso con il vostro account Microsoft, e potete sfruttare le possibilità della versione gratuita, che consente chat illimitate con familiari e amici, pianificazione collaborativa con attività e sondaggi e crittografia dei dati per riunioni, chat, chiamate e file, ma che per privati ha alcune limitazioni. Tra queste, le videochiamate possono durare massimo 60 minuti e avere fino a 100 partecipanti, mentre lo spazio di archiviazione disponibile nel cloud è di 5 GB. 

Se avete maggiori necessità, potete passare all'abbonamento a Microsoft 365, che oltre alle versioni premium di Word, Excel e PowerPoint e a uno spazio di archiviazione cloud che arriva a 1 TB, consente di effettuare chiamate di gruppo su Teams per un massimo di 30 ore e 300 partecipanti, oltre ad altre funzioni.

Una volta scelto un piano, potete creare una riunione e invitare i vostri contatti: vediamo come, da PC o app per dispositivi mobili, effettuate 

Tramite link

Per invitare i partecipanti a una riunione tramite link, da PC, avviate l'app desktop (da computer Windows o Mac) o andate sul sito Web (la procedura è la stessa) ed effettuate l'accesso con i vostri dati, email e password o tramite Microsoft Authenticator.

Ora cliccate sul pannello a sinistra sulla scheda del Calendario e potete scegliere se creare una riunione immediata o pianificarne una.

Per creare una riunione immediata, se avete un account gratuito cliccate sul pulsante in alto a destra Partecipa ora, scrivete il nome della riunione e potete condividere il link direttamente prima di avviare la riunione in modo da invitare i partecipanti prima dell'avvio della riunione. Cliccate su Ottieni link da condividere, attendete qualche istante mentre il sistema genera il link alla riunione e vi verrà presentato il collegamento richiesto.

Ora potete copiarlo cliccando sull'icona con due fogli sovrapposti accanto all'URL e questo sarà copiato negli appunti. A questo punto potete incollarlo nell'app che preferite per condividerlo.

In alternativa, potete avviare la riunione e invitare i partecipanti a riunione in corso. Cliccate su Avvia riunione. Ora concedete l'accesso a microfono e videocamera (in caso non l'abbiate mai concesso) cliccando su Consenti e cliccate sul pulsante Partecipa ora.

Al centro, si aprirà una finestra che vi consentirà di invitare gli altri partecipanti. Cliccate su Copia collegamento alla riunione per ottenere il link da condividere con i vostri contatti. Riceverete la conferma che il link è stato copiato negli appunti e potrete incollarlo dove volete. Per esempio potete aprire un'app di messaggistica come WhatsApp o Telegram, un via Facebook o Instagram, e incollarlo nel campo di testo premendo i tasti Ctrl + V.

In caso chiudiate per errore quella finestra, potrete recuperarla cliccando in alto su Partecipanti e, nella scheda che si apre da destra, cliccare su Condividi invito.

Se invece volete invitare i partecipanti alla riunione prima di avviarla, perché per esempio volete programmarla, dopo aver selezionato Calendario, cliccate in alto a destra sul pulsante viola + Nuova riunione. Ora potete programmare la riunione dandole un nome e sotto indicando la data e l'ora della riunione. Per invitare i partecipanti, inserite le loro email o nomi (se avete concesso a Teams di accedere ai vostri contatti) e cliccate su Invia in alto a destra (o Salva se non avete inserito partecipanti). I partecipanti riceveranno un'email di invito, ma potete anche invitare altri utenti cliccando su Copia collegamento che appare nella finestra che si apre e inviando il link a chi desiderate.

Questa la procedura per chi ha un account gratuito Microsoft, ma in caso abbiate un abbonamento Microsoft 365, per invitare i partecipanti a una riunione immediata dovete seguire dei passaggi leggermente diversi.

Dalla pagina principale di Teams, dopo aver cliccato sulla scheda Calendario, cliccate su Riunione immediata. Ora, come prima, inserite il nome della riunione, cliccate su Avvia riunione, concedete se necessario l'accesso a microfono e webcam e poi cliccate su Partecipa ora. 

Ora dovete cliccare sul pulsante Ottieni link: questo verrà copiato negli appunti e potrete condividerlo con lo strumento che preferite.

Da app per dispositivi mobili, invece, avviate Teams e accedete all'account con i vostri dati, email e password o autenticazione tramite Microsoft Authenticator. Poi, nella schermata iniziale, toccate l'icona centrale in basso (una sorta di fumetto con due righe orizzontali) e nella pagina che si apre toccate l'icona a forma di fotocamera in alto a destra.

Nella finestra che si apre dal basso toccate la voce Partecipa ora per creare una riunione immediata e si aprirà una nuova finestra dal basso. Qui potete dare un nome alla riunione, toccando la scritta di fianco all'icona a forma di matita, e condividerla prima di avviarla, toccando Condividi l'invito alla riunione, che vi permetterà di condividere il link direttamente tramite l'app che preferite, o toccando la voce Copia il collegamento alla riunione, che vi consente di incollare il link alla riunione dove preferite senza dover per forza passare per un'app.

In alternativa, potete toccare Avvia riunione e invitare i partecipanti in un secondo momento toccando Aggiungi partecipanti (al che dovrete scegliere i vostri contatti a cui inviare il link) o Condividi l'invito alla riunione, che come prima vi consente di condividere il link alla riunione tramite le app che preferite.

Tramite email

In caso vogliate invitare i partecipanti a una riunione tramite email, la procedura da seguire è in tutto e per tutto simile a quella descritta. Da PC, se avete un account gratuito e volete creare una riunione immediata, dopo aver effettuato l'accesso e cliccato su Calendario a sinistra, cliccate su Partecipa ora in alto a destra. Se volete invitare via email i partecipanti prima di avviare la riunione, cliccate su Ottieni link da condividere e, una volta generato, potete cliccare sull'icona con due fogli sovrapposti di fianco all'URL per copiarlo negli appunti. Ora potete aprire il vostro programma di posta preferito o il sito di Gmail e incollarlo in un messaggio da inviare a chi volete.

In alternativa, cliccate su Condividi via email. Teams vi proporrà l'app di posta predefinita e una serie di app installate che potrebbero servirvi per condividere il collegamento via email, inclusi i browser.

In alternativa, per invitare i partecipanti a riunione in corso. Cliccate su Avvia riunione, date il consenso all'accesso a microfono e webcam e cliccate in basso su Partecipa ora. Nella finestra che appare, cliccate su Condividi via e-mail predefinita per aprire il programma di posta predefinito, o su Copia collegamento alla riunione per copiare il link e incollarlo nell'app di posta che usate di solito.

Se volete pianificare una riunione potete, dalla finestra di avvio, dopo aver selezionato Calendario, cliccate in alto a destra sul pulsante viola + Nuova riunione. Ora potete programmare la riunione dandole un nome e sotto indicando la data e l'ora della riunione. Per invitare i partecipanti, inserite le loro email o nomi (se avete concesso a Teams di accedere ai vostri contatti) e cliccate su Invia in alto a destra  (o Salva se non avete inserito partecipanti).

I partecipanti riceveranno un'email di invito, ma se non avete inserito partecipanti potrete inviare il link via email o cliccare su Condividi con Google Calendar.

Questo aprirà Google Calendar in una finestra del browser. Dovrete effettuare l'accesso con il vostro account Google e condividere l'evento tramite Gmail con chi desiderate. 

Da app per dispositivi mobili, invece, potete creare una riunione immediata come abbiamo descritto in precedenza. Avviate l'app, effettuate l'accesso e toccate l'icona a forma di fumetto in basso al centro. Poi toccate l'icona a forma di fotocamera in alto a destra e toccate Partecipa ora.

A questo punto potete inviare l'invito via email prima dell'avvio della riunione toccando Condividi l'invito alla riunione e scegliendo nella finestra che appare l'app di posta elettronica che preferite, o a riunione in corso toccando Avvia riunione e poi Condividi l'invito alla riunione, per poi scegliere la vostra app di posta elettronica con cui condividere l'invito.

Tramite Outlook

Per sapere come invitare i partecipanti a una riunione da Outlook, potete avviare l'app desktop ed effettuare l'accesso (l'integrazione è disponibile solo per gli abbonati a Microsoft 365).

Ora, in alto a sinistra, cliccate sulla freccia verso il basso di fianco alla voce Nuovo messaggio (il pulsante blu), poi selezionate Riunione di Teams. Ora date un titolo alla riunione e in basso inserire gli indirizzi email degli utenti che volete invitare. Sotto, specificate la data e l'ora di inizio della riunione, oltre a quelle di fine. 

In basso, nel corpo del messaggio, potete aggiungere altri dettagli riguardanti la riunione. Quando siete soddisfatti, cliccate su Invia per inviare l'invito ai contatti che avete specificato. 

Ma come invitare persone esterne, che Microsoft chiama utenti guest, su Teams? In questo caso, vi basta semplicemente inviare il link della riunione come abbiamo visto nel capitolo dedicato. 

La procedura è semplicissima. Da PC, che sia app desktop o sito Web, cliccate sulla scheda Calendario a sinistra e poi, se volete creare una riunione immediata, su Partecipa ora.

Cliccate su Ottieni un link da condividere, copiatelo cliccando sull'icona con due fogli sovrapposti e condividetelo con chi desiderate. 

Se invece volete pianificare una riunione, cliccate in alto a destra su Nuova riunione, inserite i dettagli e cliccate in alto a destra su Salva. Nella finestra che si apre, cliccate su Copia collegamento per copiare negli appunti il link alla riunione e condividerlo con chi desiderate. 

Da app per dispositivi mobili, invece, avviate una riunione toccando l'icona del fumetto in basso al centro e poi quella della telecamera in alto a destra. Ora toccate Partecipa ora e nella finestra che si apre toccate Condividi invito alla riunione per condividere il link con chi desiderate attraverso la vostra app preferita, per esempio di messaggistica, o toccate Copia collegamento alla riunione per copiare il collegamento negli appnti del dispositivo e incollarlo come meglio preferite.

Accettare un invito di Teams e partecipare a una riunione è semplicissimo.

Da PC, una volta ricevuto l'invito, non dovete fare altro che cliccare sul link o copiarlo e incollarlo in una finestra del vostro browser preferito. A questo punto, Microsoft vi chiederà se volete continuare sul browser o scaricare l'app Teams (in caso non l'abbiate già fatto, altrimenti vi chiederà di aprire la videochiamata in app e potrete cliccare su Apri l'app Teams).

Scegliete l'opzione che preferite e si aprirà la finestra di collegamento. Inserite il vostro nome e dovrete, in caso non l'abbiate già fatto, concedere l'accesso a microfono e fotocamera e abilitare quest'ultima attivando il pulsante di fianco all'icona della telecamera. Potete cambiare le impostazioni predefinite di risoluzione, periferiche audio e video cliccando sull'icona a forma di ingranaggio a destra. Infine, cliccate su Partecipa ora.

Se invece state usando l'app per dispositivi mobili o desktop, potete cliccare direttamente sulla riunione dal calendario cliccando su Partecipa. Questo aprirà la finestra di videochiamata, abilitate la fotocamera e selezionate Filtri sfondo per scegliere tra gli sfondi disponibili o l'effetto sfocatura. Scegliete le impostazioni audio che preferite e quando siete pronti toccate Partecipa ora.

In entrambi i casi, potreste entrare direttamente nella riunione o dovrete aspettare in sala d'attesa.

Come si fa a mandare un invito su Teams?

Una volta ottenuto il link di una riunione su Teams, per esempio da app toccate l'icona a forma di fumetto in basso e poi toccate l'icona a forma di telecamera in alto a destra. Ora toccate Partecipa ora e nella finestra che si apre toccate Condividi invito alla riunione. Ora potete condividerlo tramite email o app di messaggistica. 

Come inviare il link di una riunione Teams?

Per inviare il link di una riunione su Teams, da PC create una riunione immediata cliccando su Calendario a sinistra, poi su Partecipa ora in alto a destra. Ora cliccate su Ottieni link da condividere e copiatelo cliccando sull'icona con due fogli sovrapposti a fianco dell'URL.  Condividetelo tramite email o app di messaggistica incollandolo nel testo del messaggio. Da app, cliccate sull'icona a forma di fumetto in basso, poi su quella a forma di telecamera in alto a destra, cliccate su Partecipa ora e poi su Condividi invito alla riunione. Scegliete l'app con cui condividere il link, email o di messaggistica. .  

Come inviare un invito su Teams tramite Outlook?

Per inviare un invito su Teams tramite Outlook, avviate l'app e cliccate sulla freccia verso il basso di fianco alla voce Nuovo messaggio, poi selezionate Riunione di Teams. Date un titolo alla riunione e in basso inserire gli indirizzi email degli utenti che volete invitare. Sotto, specificate la data e l'ora di inizio della riunione, oltre a quelle di fine.  Infine cliccate su Invia per inviare l'invito ai contatti che avete specificato.