Come liberare spazio su Gmail

Con 15 GB a disposizione, non si può certo rinfacciare a Google di non essere generosa con i suoi utenti Gmail, ma c'è un problema: questi sono i Giga totali del vostro account Google, comprendenti Gmail, Drive, Foto e altre app. 

E se siete soliti condividere molti documenti con la posta elettronica, potreste addirittura trovarvi nella condizione di non ricevere più email. Ma niente paura, se volete sapere come liberare spazio su Gmail è questione di pochi passaggi, e scoprirete che d'ora in poi saprete gestire molto meglio il servizio di archiviazione di Google. 

Andiamo a vedere come fare, oltre a scoprire come vedere la quantità di spazio disponibile ed eventualmente come acquistarne altro, ma non prima di ricordarvi come creare una mailing list su Gmail.

Come abbiamo anticipato in apertura, quando create un account Gmail, Google vi mette a disposizione 15 GB di spazio per le vostre email e allegati.

Il fatto è però che la GrandeG è un'azienda incredibilmente diversificata, con numerosi servizi online, tutti collegati allo stesso account - e allo stesso spazio.

Questo vuol dire che i Giga che ottenete con Gmail non sono riservati alla posta elettronica, ma rappresentano il vostro spazio sul cloud disponibile su Google One, la piattaforma di archiviazione online della casa di Mountain View. Quindi qualunque file carichiate su Google Drive, foto su Google Foto e documenti creato con Documenti, Fogli o Presentazioni, intaccherà questa quantità ampia ma pur sempre limitata. 

E se scambiate tante email, sopratutto con allegati piuttosto pesanti, potreste rischiare di ricevere il terribile messaggio "Spazio su Gmail esaurito". Tenete inoltre presente che tutto occupa spazio su Gmail:

• Messaggi
• Allegati
• Elementi nella cartella Spam
• Email nel Cestino (dove finiscono le email che cancellate e dove ci restano per 30 giorni)

Ma come controllare lo spazio di archiviazione occupato da Gmail o altri servizi? Semplicissimo, per prima cosa andate alla pagina di Google One ed eventualmente effettuate l'accesso con il vostro account Google.

Potete arrivare alla stessa pagina anche andando sulla pagina iniziale di Google, cliccare in alto a destra sul vostro avatar (se non avete effettuato l'accesso, cliccate prima su Accedi e inserite i vostri dati di accesso).

Cliccate su Gestisci il tuo account Google, poi a sinistra cliccate su Pagamenti e abbonamenti, e in centro scorrete in basso. Sotto Spazio di archiviazione dell'account vedrete lo spazio occupato dai vostri dati, ma se ci cliccate sopra avrete accesso a molte più informazioni. Cliccateci sopra.

In questa pagina vedrete, in colori diversi, quali servizi Google usano il vostro spazio tra Google Drive, Google Foto e Gmail. 

Come vedete, in questo caso praticamente tutto lo spazio su Google One è occupato dai messaggi e dagli allegati di Gmail (in rosso).

Nel caso invece abbiate un account Google Workspace, la ripartizione dello spazio di archiviazione viene visualizzata nella pagina di archiviazione di Google Drive.

Per arrivarci, seguite gli stessi passaggi visti sopra ma andate alla dashboard di Drive invece che di Google One. Da lì, toccate il link Visualizza dettagli per vedere la ripartizione di quello che occupa maggiormente spazio.

Se volete vedere lo spazio disponibile da app Gmail, avviate l'app e toccate il vostro avatar in alto a destra. Qui, sotto Gestisci il tuo account Google vedrete lo spazio di archiviazione occupato in percentuale su quello disponibile. 

Ora che avete confermato che Gmail è il problema maggiore sul vostro spazio cloud, andiamo a vedere come liberarne un po', mentre se il problema fosse Google Foto potete dare un'occhiata a questa guida.

Ora che avete stabilito come i vostri problemi di spazio siano dovuti a Gmail, vediamo come cancellare email o allegati che non ci servono per recuperare un po' di Giga. Il modo più semplice e veloce per effettuare queste operazioni è da computer, ma potete anche farlo da telefono, Android o iPhone.

Vediamo come. 

Da computer

Se volete sapere come liberare spazio su Gmail da computer, avete due alternative a vostra disposizione, dalla pagina di Gmail o da quella di Google One. Vediamole entrambe. 

Gmail

Se preferite operare da Gmail, andate alla pagina del servizio ed eventualmente effettuate l'accesso cliccando su Accedi in alto a destra e poi inserendo i vostri dati di accesso, email e password. 

La prima cosa da fare è svuotare la cartella Spam e il Cestino, in modo da recuperare immediatamente spazio da contenuti che non ci interessano. Ricordiamo infatti che queste cartelle occupano spazio. 

Per farlo, guardate il pannello di sinistra sulla pagina di Gmail e cliccate su Spam (se non vedete la voce, sotto Bozze cliccate su Altro e poi su Spam). Controllate che non ci siano email che potrebbero essere finite in questa sezione per errore, poi cliccate in alto a destra sulla voce Elimina tutti i messaggi spam adesso.

Ora a sinistra cliccate su Cestino e se volete liberare spazio su Gmail velocemente cliccate in alto a destra su Svuota il Cestino adesso. Se volete essere sicuri (l'operazione è irreversibile) e non rischiare di eliminare email importanti, potete scorrere pagina per pagina. In alto a destra vedere quante pagine ci sono sul Cestino. Cliccate in alto a sinistra sul quadratino per selezionare tutte le email di una pagina, poi cliccate su Seleziona tutte le [numero] conversazioni nel Cestino e scorrete per controllarle tutte, anche tra le pagine cliccando in alto a destra sulla freccia verso destra di fianco a 1-50 di [numero]. Infine cliccate su Elimina definitivamente. Il processo è piuttosto lungo e noioso, quindi dipende da voi se valga o meno la pena (il più delle volte non ne vale la pena).

Ma non siamo solo all'inizio. La vostra casella di posta elettronica è piena di email che non vi servono, come mailing list, messaggi di rivenditori e molto altro.

Cliccate in alto sul campo di ricerca e inserite la scritta

annulla iscrizione

 poi premete Invio.

In genere le email automatiche, che sono quelle che ci interessano di meno, contengono in fondo questa voce. Ma così facendo potremmo non intercettare tutte le email automatiche. Gmail offre un comodo strumento di selezione delle email, differenziandole per Principale, Promozioni e Social. In genere le email che finiscono in Promozioni sono quelle automatiche. 

Potete selezionare anche queste scrivendo nel campo di ricerca:

"annulla iscrizione" OR category:promotions

Poi premete Invio. Così facendo vedrete tutte le email promozionali nella vostra casella di posta, che probabilmente contribuiscono alla maggior parte della posta indesiderata.

Ora cliccate sul quadratino in alto a sinistra in modo da selezionare tutte le email della pagina e poi (se volete risparmiare tempo) cliccate sulla voce Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca.

Cliccate sull'icona a forma e cliccate sull'icona a forma di cestino in alto per spostare tutti i messaggi selezionati nel Cestino (ricordatevi dopo di svuotarlo come abbiamo visto sopra).

Ora controllate la dashboard di Google One e date un'occhiata a quanto spazio è stato recuperato. Se avete ancora bisogno di più spazio, ci sono altri modi in più per liberarlo. 

Il primo è eliminare gli allegati di grandi dimensioni. Sempre dalla pagina di Gmail, nel campo di ricerca scrivete questo operatore:

size:5m

Questa ricerca mostrerà tutte le email con allegati di dimensioni uguali o superiori a 5 MB (potete impostare un valore diverso, ma tenete presente che Gmail non spedisce allegati sopra i 25 MB). A questo punto potete scorrere tra i vari messaggi ed eliminare quelli di cui non avete bisogno.

Oppure potete selezionarle e tutte cliccando in alto a sinistra sul quadratino vuoto e poi cliccare su Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca, se pensate che non vi servono, per poi cliccare sul pulsante Cestino. Quando avete finito, ricordatevi di svuotare il Cestino.

C'è un'altra operazione che potete compiere per liberare spazio: cancellare le vecchie email. Se non vi interessano le email più vecchie di una certa data, potete selezionarle scrivendo nel campo di ricerca qualcosa del tipo:

older_than:3y

Potete cambiare il numero di anni (il numero prima della "y") oppure impostare giorni o mesi (utilizzate m per i mesi e d per i giorni). Oppure potete impostare una data precisa con il seguente operatore:

before:2022/08/01

Dove "08" sta per il mese e "01" per il giorno. A questo punto, selezionate tutti i messaggi cliccando sul quadratino in alto a sinistra, cliccate poi su Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca e cancellatele tutte, ricordandovi di svuotare il cestino. 

Da Google One

Alcune di queste operazioni possono essere effettuate in maniera molto efficace anche da Google One, tenendo presente però che in questo caso gli allegati non andranno in un cestino ma verranno eliminati immediatamente. Il che significa che l'operazione è irreversibile.

Per farlo, andate sul sito di Google One che abbiamo visto prima, e se necessario cliccate in alto a destra su Accedi per poi selezionare il vostro account e inserire la password, per poi cliccare su Avanti, o inserire entrambi i vostri dati di accesso, email e password. 

Cliccate a sinistra sulla voce Spazio e nella finestra centrale scorrete verso il basso, poi cliccate sulla voce Libera spazio per l'account, sotto alla scheda Riprenditi il tuo spazio.

Si aprirà una pagina che vi mostra in maniera molto chiara cosa occupa spazio sul vostro account, e quanto potete recuperarne. In alto trovate alcune schede con i suggerimenti per recuperare spazio, e sotto lo spazio occupato dai vari servizi con i link per agire per ogni servizio.

Per esempio, noi abbiamo molto spazio occupato dagli allegati, quindi Google ci consiglia di pulire Elementi di Gmail con allegati grandi (6 GB). Se volete seguire il suggerimento, cliccate su Rivedi, poi nella pagina successiva selezionate tutti gli allegati da eliminare (se volete scorrete in fondo e cliccate su Mostra altri).

Per selezionarli tutti insieme, mettete la spunta a Visualizzati: [numero], poi cliccate in alto a destra su Elimina. 

In alternativa, cliccate su Gmail (dalla pagina di Gestione archiviazione) e verrete rimandati a una pagina con tutti i contenuti che si possono eliminare.

In alto nel nostro caso sono selezionati Elementi con allegati grandi, che sono quelli che occupano più spazio, ma potete selezionare Cestino, Spam o altro, a seconda del vostro caso. Selezionate i contenuti poi cliccate in alto a destra su Elimina per eliminarli. 

Su Google One potete trovare anche altri elementi, come Altri elementi, File nel cestino e altri, oppure potete eliminare documenti e foto su Google Drive o Google Goto. La procedura è sempre la stessa.

Da telefono Android o iPhone

Volete sapere come liberare spazio su Gmail da telefono Android o iPhone? Le procedure da seguire sono fondamentalmente le stesse appena viste da PC. 

Se volete cancellare le email nella cartella Spam, avviate l'app e toccate l'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra, poi selezionate la voce Spam. Se volete cancellarle tutte in un colpo, toccate la voce Svuota spam ora, che trovate in alto sotto il campo di ricerca.

Per svuotare il cestino, toccate l'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra e selezionate la voce Cestino. Poi toccate la voce Svuota cestino ora, che trovate in alto sotto il campo di ricerca. 

Allo stesso modo, potete inserire nel campo di ricerca in alto l'operatore "annulla iscrizione" OR category:promotions per mostrare tutte le email automatiche. Purtroppo da telefono non potete selezionare tutte le email, quindi questa procedura è consigliata solo da computer, così come altri sistemi che prevedono l'utilizzo di filtri. 

In alternativa, potete sempre accedere alla pagina di Google One da telefono e cancellare le email con allegati che occupano molto spazio, proprio come abbiamo visto da computer. Per farlo, avviate Gmail e toccate il vostro avatar in alto a destra. Qui, sotto Gestisci il tuo account Google vedrete lo spazio di archiviazione occupato in percentuale su quello disponibile. Toccate questa voce e si aprirà la pagina di controllo di Google One.

Toccate Libera spazio e potete cancellare gli elementi che occupano di più toccando Elementi con grandi allegati, File di grandi dimensioni, Email nel Cestino e selezionando gli elementi da cancellare.

Oppure scorrete in basso e toccate Gmail, per poi selezionare gli elementi da cancellare come abbiamo appena visto. 

Se usando le soluzioni sopra indicate non siete riusciti a liberare spazio sufficiente, magari perché avete email che non potete cancellare o perché gran parte dello spazio su Google One è occupato da foto o altri file, potete pensare di passare a un piano a pagamento del servizio. 

Per acquistare più spazio su Gmail è sufficiente infatti sottoscrivere un abbonamento a Google One. I piani disponibili sono diversi, con quantità di Giga differenti a seconda delle vostre necessità, e tutti consentono di condividere lo spazio con altre 5 persone, oltre a portare la VPN di Google e il monitoraggio del Dark Web. 

• Basic offre 100 GB a 1,99 euro al mese (19,99 euro l'anno), ora scontato a 0,49 euro al mese per tre mesi
• Standard offre 200 GB di spazio a 2,99 euro al mese (29,99 euro l'anno), ora scontato a 0,75 euro al mese per tre mesi
• Premium porta lo spazio a ben 2 TB a 9,99 euro al mese (99,99 euro l'anno), ora scontato a 2,49 euro al mese per tre mesi

Per passare a un piano a pagamento, potete andare sul sito di Google One, effettuare l'accesso e cliccare su Acquista altro spazio di archiviazione, scegliere un piano, inserire un metodo di pagamento ed è fatta.

Altrimenti, per effettuare la stessa procedura da app, avviate Gmail e toccate il vostro avatar in alto a destra. Qui, sotto Gestisci il tuo account Google vedrete lo spazio di archiviazione occupato in percentuale su quello disponibile. Toccate questa voce e si aprirà la pagina di controllo di Google One. Toccate Aggiungi spazio e scegliete un piano. 

Come Eliminare email da Gmail velocemente?

Il modo per eliminare email da Gmail velocemente è da computer impostare un filtro in alto, usando un operatore come before:2022/08/01 o older_than:3y (o quello che meglio si adatta al vostro caso). Cliccate su in alto a sinistra sul quadratino vuoto e poi cliccare su Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca. Infine svuotate il cestino

Quanto spazio ha Gmail?

Su Gmail avete a disposizione 15 GB di spazio condiviso su Google One (se non avete sottoscritto un piano a pagamento). Questo spazio sarà utilizzato anche per tutti i file caricati su Google Drive o le foto di cui avete effettuato il backup su Google Foto. In caso abbiate bisogno di più spazio, ci sono i piani a pagamento da 100 GB, 200 GB e 2 TB, con prezzi da 1,99, 2,99 e 9,99 euro al mese.