8 modi per usare Gemini AI in Google Fogli

Cos'è Gemini AI?

Gemini AI è uno strumento di intelligenza artificiale di Google pensato per aumentare la produttività. Può essere considerato un assistente virtuale sempre disponibile, integrato nell'account Google Workspace, in grado di supportare l'utente in diverse attività, come la creazione di contenuti, la generazione di immagini, la ricerca e la pianificazione di riunioni.

Grazie alla perfetta integrazione con la suite di strumenti di Google Workspace, infatti, Gemini AI può aiutare a creare email e documenti efficaci, arricchire presentazioni e riunioni online con immagini accattivanti, nonché generare rapidamente tabelle di dati all'interno di Google Fogli.

Che cos'è Google Fogli

Google Fogli, noto anche come Google Sheets, fa parte degli strumenti di Google Workspace (insieme a Gmail, Google Documenti, Google Slides, Google Drive, ecc.). È la versione cloud di Excel, ovvero uno strumento online di foglio di calcolo che consente di organizzare, analizzare e visualizzare facilmente i dati. Come altri strumenti simili, permette di inserire formule, grafici e funzioni per eseguire calcoli, creare grafici, automatizzare attività e altro.

In Google Fogli è possibile creare e gestire una vasta gamma di contenuti, dai tracker di inventario alle liste di attività, dai calendari alla pianificazione di progetti e i registri presenze e assenze del personale.

Prendere dimestichezza con le funzionalità avanzate di Google Fogli può richiedere del tempo. Tuttavia, grazie all'integrazione di Gemini AI, la creazione di tabelle dettagliate e dinamiche richiede solo pochi secondi. Gemini AI può assistere l'utente nella generazione di contenuti all'interno del foglio di calcolo, semplificando il processo di gestione e analisi dei dati.

Come usare Gemini Advanced in Google Fogli

Per accedere a Gemini nelle app di Google Workspace come Fogli, Gmail, Documenti, ecc., è necessario sottoscrivere un abbonamento a pagamento, ma se si eseguono spesso compiti ripetitivi e si passano ore a inserire dati manualmente, Gemini può essere l'alleato di produttività definitivo per portare a termine il lavoro in pochi minuti. Inoltre, Gemini AI in Google Sheets è disponibile solo sul web. Non è possibile utilizzarlo su iPhone o smartphone Android.

Se si utilizza un account Google personale, basta abbonarsi a Google One AI Premium. Costa 21,99 euro al mese e offre i seguenti vantaggi:

• Gemini con 1.5 Pro (il modello di nuova generazione di Google);
• Caricamento di documenti, PDF e fogli di calcolo di Google per ottenere approfondimenti e sintesi;
• 2 TB di spazio di archiviazione su Google Drive;
• Accesso prioritario a nuove ed esclusive funzionalità (es. più funzionalità di Google Calendar e videochiamate di gruppo più lunghe su Google Meet);
• Modifica ed esecuzione di Python in Gemini Advanced;
• Integrazione di Gemini in Gmail, Docs e altre app di Workspace.

8 modi per sfruttare Gemini AI in Google Fogli

1. Creare tabelle

Gemini AI consente di creare velocemente tabelle dettagliate in Google Fogli semplicemente inserendo una descrizione testuale di ciò che si desidera generare. Per creare una tabella, è sufficiente selezionare Gemini e fare clic su "Crea una tabella", quindi inserire la richiesta desiderata nel campo di testo.

Ad esempio, inserendo la richiesta "Crea una tabella per una vacanza di 7 giorni in Italia", Gemini genererà automaticamente una tabella con colonne come Giorno, Data, Città, Attività, Ora, Prezzo e Note. È possibile inserire richieste più specifiche con date di viaggio precise per ottenere risultati personalizzati.

All'avvio di Google Fogli con Gemini integrato, vengono mostrati diversi suggerimenti in varie categorie, come pianificazione di eventi, gestione di progetti, pianificazione di viaggi, roadmap di prodotti ecc., per facilitare l'utente nella generazione di contenuti.

2. Generare formule

In Google Fogli, è possibile anche creare formule per compiti specifici. Ecco come fare.

• Aprire un foglio di calcolo esistente in Google Fogli;
• Inserire un prompt: Es. "Crea una formula per contare il numero di valori non vuoti nella colonna C";
• Controllare la formula generata. Copiarla o inserirla nel foglio di calcolo.

3. Creare un modello personalizzato

Sebbene esistano centinaia di modelli di Google Fogli, è possibile utilizzare Gemini per crearne uno personalizzato in base alle proprie esigenze e preferenze.

• Aprire un foglio vuoto in Google Fogli;
• Fare clic sul menu "Help Me Organize" (Aiutami a organizzare) nell'angolo in alto a sinistra;
• Inserire un prompt: Es. "Crea una tabella per tracciare il materiale della campagna di social media marketing per il lancio di un nuovo prodotto alimentare in Italia. Includi colonne per piattaforma social, tipo di contenuto (post, storia, video etc.), data e ora di pubblicazione, testo del post, hashtag utilizzati. Crea righe sufficienti per i contenuti di un mese."
• Selezionare Crea;
• Controllare il risultato finale con le colonne e le voci pertinenti. È possibile essere più precisi con il budget di marketing e creare un database.

La possibilità di generare tabelle complesse in Google Fogli semplicemente inserendo una richiesta testuale è una funzionalità di grande utilità offerta da Gemini AI. Consente di risparmiare molto tempo altrimenti necessario per creare modelli dettagliati all'interno del foglio di calcolo. Chiaramente, maggiori sono i dettagli forniti nel prompt, più accurato sarà il risultato.

4. Esplorare i suggerimenti dell'AI per compilare i fogli di calcolo

Gemini in Google Fogli è abbastanza intelligente da riempire il foglio autonomamente. Quando si inizia a modificare un file, infatti, appaiono i suggerimenti di riempimento intelligente mentre si inserisce il testo manualmente. Fare clic sul suggerimento "Fill rows" (Riempi righe) e lasciare che l'AI faccia il resto del lavoro.

È possibile utilizzare il riempimento intelligente avanzato per organizzare i post del blog per argomento, utilizzare un formato coerente in tutte le celle e per altri casi d'uso.

5. Riassumere un foglio di calcolo

Con fogli di calcolo zeppi di dati o formule complesse, può essere utile chiedere un riassunto per averne una visione d'insieme del suo contenuto. Utilizzando Gemini AI in Google Fogli, è possibile selezionare l'intero foglio di calcolo e richiedere a Gemini di generare un riepilogo.

Se il contenuto è troppo tecnico o astruso, si può specificare nella richiesta testuale di riassumere il foglio in un linguaggio semplice, ad esempio come se si dovesse spiegare a un bambino di 5 anni. In questo modo Gemini AI può analizzare il contenuto del foglio di calcolo e fornire un riepilogo sintetico, ma completo, utilizzando un linguaggio di facile comprensione.

6. Esportare i contenuti nell'account Google Fogli

I contenuti generati da Gemini AI sul web, come tabelle o database, possono essere esportati nel proprio account Google Fogli per ulteriori analisi, integrazioni e rialborazioni. Ad esempio, dopo aver inserito il prompt "Crea un database sulla dieta di un mese per un professionista di 35 anni vegetariano", è possibile esportare il risultato in Google Fogli cliccando su "Esporta in Fogli". Il contenuto verrà quindi aperto in un nuovo foglio di calcolo di Google Fogli. Gemini mostrerà un riepilogo del database nella barra laterale, fornendo una rapida panoramica.

7. Recuperare informazioni da Google Drive

Ecco un altro esempio di utilizzo di Gemini AI per accedere ai contenuti da Google Documenti, Fogli o Gmail: Si può chiedere a Gemini di recuperare informazioni specifiche dai propri file Google inserendo prompt mirati. Ad esempio: "Recupera l'elenco delle migliori schede video PCIe 3.0 dal documento Google denominato 'Best PCIe 3.0 GPUs' e crea una tabella con i risultati in un nuovo foglio di Google Fogli." In questo modo Gemini analizzerà il contenuto del documento indicato, estrarrà le informazioni richieste sulle schede video PCIe 3.0 e genererà automaticamente una tabella con i risultati in un nuovo foglio di calcolo di Google Fogli.

8. Rispondere a domande specifiche sulle funzionalità di Google Fogli

Gemini AI può essere utilizzato per imparare a usare le diverse funzionalità di Google Fogli. Ad esempio, è possibile porre al chatbot specifiche domande su come svolgere determinate azioni in Fogli e ottenere istruzioni dettagliate passo-passo. Inserendo il prompt "Come si rimuovono le informazioni duplicate in un foglio Google Fogli?", Gemini restituirà una spiegazione completa del processo, dall'individuazione delle informazioni duplicate all'applicazione di filtri per rimuoverle.