Come condividere una cartella su Dropbox

Tra i servizi cloud più importanti, Dropbox non si limita a offrire spazio di archiviazione sempre accessibile da Internet, ma offre anche strumenti di condivisione e produttività avanzati. 

Ecco perché potrebbe interessarvi sapere come condividere una cartella su Dropbox, una delle funzioni più semplici e usate del servizio. E che vi permette di scegliere se far visualizzare e scaricare il contenuto di una cartella che avete creato, a chiunque, anche a chi non è utente della piattaforma.

Vediamo come usarla, da PC, online, o da telefono e tablet, oltre a ricordarvi il nostro approfondimento su come trasferire file da iPhone a PC.

La condivisione di una cartella su Dropbox è una pratica molto semplice, che si può compiere tramite il sito Web, l'app desktop o quella per dispositivi mobili.

Ci sono però alcune precisazioni da fare, perché la condivisione implica alcune scelte, come se consentire alle persone solo di visualizzare e scaricare o anche modificare il contenuto. Quando condividete una cartella tramite il servizio (o anche un file), il destinatario riceve un'email con un link che dovrà cliccare per visualizzarne il contenuto, e poi agire in base ai permessi che avete impostato.

Se l'utente è iscritto a Dropbox e ha effettuato l'accesso, può compiere queste operazioni, altrimenti, può solo visualizzarne il contenuto. 

Inoltre potete scegliere se consentire la visualizzazione della cartella o dei file nel momento in cui li condividete o dopo la condivisione, mentre le modifiche e i commenti apportati a un file o a una cartella condivisi vengono aggiornati in tempo reale per tutti gli utenti con cui sono stati condivisi.

Per impostazione predefinita, Dropbox consente a chiunque di accedere a una cartella se in possesso del link, ma potete cambiare questa impostazione facilmente.

Andate sul sito del servizio, cliccate su Accedi ed effettuate l'accesso con i vostri dati utente. Cliccate a destra in alto sul vostro avatar e selezionate Impostazioni.

A destra, cliccate sulla scheda Condivisione, poi selezionate le impostazioni che preferite per Chi può accedere (Chiunque in possesso del link o Solo le persone invitate) e per Cosa possono fare gli utenti, ovvero se Modificare o solo Visualizzare. Queste impostazioni non sono applicabili quando condividi contenuti da un dispositivo mobile o quando copi e incolli un link dalla barra degli indirizzi. 

Tenete presente che se utilizzate un account di un team Dropbox e condividete una cartella con i membri del team, questi si uniranno automaticamente alla cartella condivisa, mentre se condividete una cartella con un singolo utente Dropbox, l'utente deve unirsi manualmente alla cartella.

C'è poi da tenere presente che chi riceve un invito a collaborare a un file o a una cartella può creare e condividere un link individuale.

Infine una considerazione. Dropbox ha sempre creato link condivisi basati sull'utente, ma nel momento in cui scriviamo sta implementando una nuova architettura che creerà link condivisi sui contenuti. Questo significa che gli utenti con accesso in sola visualizzazione potranno creare solo link per visualizzazione, mentre utenti con accesso in modifica possono creare link in modifica o solo visualizzazione. Ogni file o cartella può avere un unico link di modifica e un unico link di sola visualizzazione.

Chiariti questi punti vediamo come condividere una cartella su Dropbox.

Da PC

Se volete sapere come condividere una cartella da PC, avete due alternative: dall'app Web, ovvero online, o dall'app desktop. Per il primo caso, vi rimandiamo alla sezione successiva, mentre ora vediamo come farlo da app desktop. 

Se non l'avete fatto, scaricate l'app da qui cliccando su Scarica app Dropbox. Il sistema scaricherà automaticamente la versione adatta per il vostro sistema operativo.

Se avete un PC Windows, premete i tasti Windows + E, poi cliccate a sinistra su Download e cliccate due volte sul file DropboxInstaller.exe. Cliccate su Sì e seguite la procedura di installazione. Poi premete il tasto Windows e cliccate due volte in basso sull'icona Dropbox per avviarla.

Se avete un Mac, cliccate sul Finder (l'icona a forma di faccina nel dock), cliccate a sinistra su Download e poi cliccate due volte sul file DropboxInstaller.dmg. Trasferite l'app nella cartella Applicazioni, poi entrateci e cliccate due volte su Dropbox per avviarla.

Ora vi verrà richiesto di effettuare l'accesso con il vostro account. Inserite email e password, oltre a eventuale codice di autenticazione ricevuto via SMS.

Su Mac troverete l'icona Dropbox in alto, nella barra dei menu, mentre su Windows 11 sarà, in basso, nella barra delle applicazioni. Cliccate sulla cuspide a fianco delle icone di rete e ora e vedrete l'icona di stato di Dropbox.

Ora possiamo condividere una cartella. Da PC Windows, premete i tasti Windows + E, mentre da Mac cliccate sul Finder. Poi cliccate a sinistra su Dropbox e a destra cercate una cartella che volete condividere. 

Quando ne avete trovata una, cliccateci sopra con il tasto destro del mouse o (per il Mac) cliccandoci sopra tenendo premuto il tasto control. Apparirà un elenco di opzioni dedicate a Dropbox. Selezionate Condividi.... 

Si aprirà una finestra che assomiglia a quella di invio di un'email. In alto, inserite l'indirizzo o gli indirizzi email delle persone con cui volete condividere la cartella (o il file, vale lo stesso discorso). Di fianco, cliccate sul menu a tendina con la scritta Può modificare e scegliete se volete che il destinatario possa eliminare, modificare, commentare e aggiungere la cartella al proprio Dropbox, oppure Può visualizzare se volete semplicemente che il destinatario possa solo visualizzare, scaricare e commentare la cartella.

Se volete, aggiungete un messaggio, nello spazio sottostante, poi in basso a destra cliccate su Condividi e la persona o il gruppo di persone riceverà un'email per accedere alla cartella. 

In alternativa, se non inserite un indirizzo email nel campo di testo in alto, potete creare un link manualmente e condividerlo come preferite. Per farlo, lasciate vuoto il campo degli indirizzi e in basso a destra cliccate su Crea link. Il sistema creerà un link, e se cliccate su Copia link potete copiarlo per condividerlo come desiderate.

Se dopo aver condiviso una cartella tramite email, come abbiamo descritto prima, ci cliccate ancora sopra con il tasto destro del mouse, e selezionate Condividi, potete scegliere altre opzioni. Cliccate su Impostazioni del link per decidere chi può visualizzare la cartella se in possesso del link. Per impostazione predefinita è Chiunque, ma se ci cliccate sopra e poi selezionate Solo le persone invitate. Ora cliccate in alto su Impostazioni della cartella e potete scegliere se chi ha accesso sono le persone con autorizzazioni o solo voi, e se mostrare chi sta visualizzando file in quella cartella ai membri del team e alle persone con autorizzazione di modifica.

Quando avete finito, in basso a destra cliccate su Salva.

Online

L'altra soluzione per condividere una cartella da PC (o da qualunque dispositivo) è dal sito Web di Dropbox. Per usarlo, andate al sito del servizio e cliccate su Accedi in alto a destra. 

Inserite la vostra email e password per effettuare l'accesso, oltre a eventuale codice ricevuto via SMS per l'autenticazione a due fattori. 

A questo punto, a sinistra vedrete la gerarchia delle vostre cartelle, mentre al centro dello schermo troverete in alto gli elementi consigliati in base alla vostra attività e sotto quelli recenti. Individuate una cartella da condividere, per esempio selezionandola a sinistra. 

Se la cartella da condividere è contenuta in un'altra cartella, vi verrà mostrata al centro dell'immagine. Passateci sopra con il mouse poi, a destra cliccate sull'icona di condivisione (rettangolo con la freccia verso l'alto). In alternativa, potete cliccare sull'icona con tre puntini, che appare sempre passando con il mouse su una cartella, e selezionando la voce Condividi.

Se invece avete già selezionato la cartella da condividere dal pannello di sinistra, troverete l'icona di condivisione in alto a destra. Ad esempio, nel caso qui sotto abbiamo selezionato la cartella Prova che contiene la cartella Interna, mostrandovi i due modi per condividere le due cartelle (rettangolo rosso). 

Se volete condividere un file, dovete passarci sopra con il mouse e cliccare sull'icona di condivisione.

Ora potete inserire l'indirizzo email o il nome della persona (o del gruppo) con cui volete condividere la cartella e in caso selezionateli dai risultati. 

In alto, cliccate sul menu a tendina con la scritta può modificare e selezionate una delle due voci, può modificare o può visualizzare, a seconda delle vostre preferenza.

In basso potete aggiungere una nota e in basso a destra cliccate sul pulsante Condividi cartella per effettuare la condivisione. Le persone o il gruppo che avete indicato riceveranno un'email con il link a questa cartella.

In alternativa, potete semplicemente creare un link di condivisione alla cartella senza specificare gli indirizzi email delle persone con cui condividerlo. Per ottenerlo, potete semplicemente cliccare l'icona a forma di due anelli di catena uniti, a sinistra dell'icona di condivisione, oppure cliccare sull'icona di condivisione e nella finestra, in basso a sinistra, cliccare su Crea link. 

Verrà creato un link di condivisione e copiato negli appunti, e potete incollarlo nell'app che preferite per condividerlo con chi volete. Per impostazione predefinita, chiunque ha il link può accedere alla cartella, ma potete decidere diversamente.

Cliccando ancora sull'icona di condivisione, si aprirà la finestra che abbiamo visto sopra. Cliccate su Impostazioni e di fianco a Chi può accedere potete selezionare Chiunque o Solo le persone invitate (ovviamente ha senso se effettuate la condivisione utilizzando gli indirizzi email come abbiamo visto sopra, in modo da limitarla direttamente a quegli utenti). 

In alto a sinistra della finestra, cliccando su Impostazioni della cartella, potete inoltre decidere chi può gestire l'accesso alla cartella, se Solo il proprietario o i Membri della cartella, e scegliere le Informazioni sul visualizzatore, per mostrare chi sta visualizzando i file in quella cartella alle persone con autorizzazione di modifica.

Ricordiamo che con la versione gratuita di Dropbox non potete impostare una password al link di download o anche una scadenza, e neppure evitare che chi disponga del link (e abbia il permesso, in caso), possa sia visualizzare che scaricare il contenuto della cartella.

Da telefono

Manca solo un aspetto da considerare, ovvero come condividere una cartella su Dropbox da app per dispositivi mobili. Ricordiamo che se utilizzate la versione gratuita del servizio potete sincronizzare i file su un massimo di tre dispositivi (totali, tra desktop e mobile).

Per farlo, scaricate l'app sul vostro telefono Android o iPhone, avviatela ed effettuate l'accesso con il vostro indirizzo email e password, eventualmente anche con il codice OTP ricevuto via SMS. 

Aprite Dropbox e toccate la scheda File in basso a sinistra. Vedrete una pagina con le vostre cartelle e file. Toccate i tre puntini di fianco alla cartella da condividere (verticali in Android, orizzontali in iOS).

Toccate Condividi e poi la voce Invita alla cartella (o al file, se si tratta di un file). Inserite l'indirizzo email, il nome o il gruppo della persona (o delle persone) con cui volete condividere il file o la cartella, ed eventualmente selezionateli dai risultati proposti.

Toccate per selezionare Può modificare (per visualizzare, commentare e modificare) o Può visualizzare (per visualizzare e commentare, ma non modificare). Sotto, toccate Messaggio (facoltativo) per aggiungere un messaggio, se lo desiderate, poi toccate in basso il tasto Condividi. 

Se invece volete condividere solo un link con chi volete, anche tramite app di messaggistica, invece di inserire un indirizzo email toccate in basso la voce Crea link (dopo aver toccato i tre puntini di fianco alla cartella e aver selezionato Condividi) e toccate poi Condividi link.

In questa finestra di condivisione, potete toccare l'icona a forma di ingranaggio per impostare le opzioni che vi consentono di scegliere la Gestione e il controllo dell'accesso, ovvero se può accedere chiunque in possesso del link o solo gli utenti ammessi in questa sezione.

Volete sapere come condividere una cartella Dropbox con chi non utilizza il servizio? Nessun problema: Dropbox vi consente di condividere file e cartelle con chiunque.

Tutto quello che dovete fare è semplicemente inviare a queste persone un link a qualsiasi file o cartella tramite email, Facebook, Twitter, WhatsApp o qualunque social o piattaforma di messaggistica desideriate. 

Ricordate solo che se una persona non è iscritta o non ha effettuate l'accesso a Dropbox, potrà solo visualizzare e scaricare il contenuto di una cartella o un file (e lasciare un commento), ma non effettuare modifiche.

Ma cosa fare se non volete più condividere una cartella? Se avete attivato una condivisione, potete annullarla in qualunque momento, tenendo presente che se quella persona ha scaricato il file o il contenuto della cartella, o lo ha salvato nel proprio account, questi resteranno in suo possesso.

Se volete sapere come togliere condivisione di una cartella Dropbox, vediamo come fare a seconda dello strumento che state usando.

Da Web, andate sul sito Dropbox ed effettuate l'accesso. Passate il mouse sulla cartella in questione e cliccate sull'icona di condivisione (il rettangolo con la freccia verso l'alto).

Cliccate su Impostazioni o sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra nella finestra. Cliccate su Link per la modifica o su Link per la visualizzazione, a seconda di quale link desiderate rimuovere. Cliccate su Elimina link.

Da app desktop, la procedura è simile. Cliccate sulla voce Dropbox a sinistra dopo aver aperto il Finder (Mac) o Esplora file (Windows), cliccate con il tasto destro del mouse sulla cartella condivisa (o clic + tasto control per il Mac) e selezionate l'icona Dropbox Condividi.... 

Cliccate su Impostazioni del link e poi in basso a destra cliccate su Elimina link.

Volete sapere come interrompere la condivisione da app per telefono? Semplicissimo. Avviate Dropbox, toccate in basso a sinistra su File e individuate la cartella da non condividere più.

Toccate i tre puntini alla sua destra, selezionate Condividi e poi toccate l'icona a forma di ingranaggio in alto a destra nella finestra. 

Toccate la voce Controlla l'accesso sotto Impostazioni del link e in basso toccate il pulsante rosso Elimina link.

Se invece volete rimuovere solo un membro da una cartella condivisa, la procedura è la seguente. Effettuate l'accesso al sito di Dropbox, individuate la cartella e passateci sopra il mouse nella finestra centrale, per poi cliccare sull'icona di condivisione.

Cliccate su Chi può accedere e cliccate sul menu a discesa accanto al nome della persona che volete rimuovere dalla condivisione. Selezionate Rimuovi, e questa persona non potrà più accedere alla cartella in questione (o al file).

Da app, desktop o per dispositivi mobili, seguire le procedure sopra indicate per arrivare a Impostazioni del link e poi trovare la voce Chi può accedere. Da qui, rimuovete le persone.

Questa persona non potrà più accedere alla vostra versione del file o della cartella o attraverso l'invito che gli avete inviato. Se l'opzione "Rimuovi" è disattivata, può darsi che la persona abbia accesso al file o alla cartella tramite link anziché come membro aggiunto. In tal caso, verrà visualizzato il messaggio "Le persone che hanno visualizzato tramite il link non possono essere rimosse dai file". Per rimuovere l'accesso, dovrete eliminare il link condiviso con cui questa persona può accedere al file.

Come dare accesso a Dropbox?  

Se volete condividere un fine o una cartella su Dropbox, andate sul sito del servizio, effettuate l'accesso, poi passate il mouse sul file o la cartella da condividere nella finestra centrale e cliccate sui tre puntini. Cliccate su Condividi e scegliete le opzioni più adatte al vostro caso. Qui trovate tutti i dettagli.