Come creare cartelle su Gmail

Tra email personali, di lavoro e promozioni varie, è facile che la vostra casella di posta Gmail diventi un elenco estremamente confuso di messaggi dai mittenti più disparati. Ma c'è una soluzione a questo caos: le etichette. 

Vediamo quindi cosa sono e come creare cartelle su Gmail (che in realtà si chiamano etichette, appunto), uno strumento incredibilmente utile per chi non riesce a orientarsi tra la miriade di messaggi e vuole avere sempre sott'occhio quelli veramente importanti.

Andiamo a scoprire come funziona e utilizzarlo al meglio, da telefono, Android o iPhone, o da computer, e come indirizzarvi automaticamente le email. Ma prima, non scordatevi di dare un'occhiata al nostro approfondimento su come funzionano i layout personalizzati di Gmail.

Tutti i programmi di posta elettronica dividono i messaggi in cartelle, come la Posta in entrata, quella in uscita, le bozze, il cestino o soluzioni personalizzate.

Gmail fa le cose in modo diverso, ovvero utilizza le cosiddette etichette (esatto, le cartelle in Gmail sono etichette) per categorizzare le email. Ma cosa sono le etichette? Sono dei tag che possono essere aggiunti a ogni email, inviata o ricevuta, e persino alle bozze, e che vengono utilizzate per mantenere organizzata la casella di posta. 

Il concetto delle etichette è fondamentalmente lo stesso delle cartelle, in quanto assegnare un'etichetta a un'email consiste a inserirla in una cartella, e come le cartelle si possono creare etichette dentro altre etichette, ma sono molto più versatili, perché potete applicare più di un'etichetta a un messaggio.

Il che è un notevole vantaggio rispetto, ad esempio, a un programma di posta elettronica come Outlook, che consente di inserire un'email in una sola cartella.

E ovviamente potete fare una ricerca per etichetta, il che consente di organizzare molto meglio la casella di posta, mentre quando eliminate un'email, questa sarà rimossa da tutte le etichette a cui è collegata (oltre che dalla casella di posta).

Per esempio, in Gmail troverete le etichette di sistema, che non potete modificare, come Posta in arrivo, Speciali, Posticipati, Importanti, Bozze, eccetera, e le categorie, come Principale, Promozioni, Social o altre.  

Ma potete crearne di nuove.. Le possibilità organizzative sono infinite! L'intero sistema funziona in modo simile ai tag in un'app per prendere appunti. Ecco come creare etichette in Gmail.

Esempi di etichette possono essere:

• Progetti in corso
• Progetti completati
• Attività da svolgere, e sotto varie etichette con i nomi delle persone a cui le varie attività sono associate
• Email a cui bisogna rispondere o che necessitano di una risposta dall'interlocutore
• Email che potete leggere in seguito

Alle etichette potete assegnare non solo un nome, ma anche un colore, il che vi consente di distinguerle più facilmente. Vi abbiamo incuriosito? Vediamo come crearle.

Adesso che abbiamo visto cosa siano le cartelle su Gmail, e come in realtà si chiamino etichette, vediamo come crearle, da computer o app per dispositivi mobili.

Da PC

Se volete sapere come creare una cartella su Gmail da computer, avete tre modi per farlo, dal menu principale, dalle impostazioni o direttamente dalle email. Vediamoli tutti.

Per prima cosa, avviate un browser e andate alla pagina di Gmail, poi effettuate l'accesso con il vostro account Google. A sinistra, vedrete sotto le cartelle predefinite Posta in arrivo, Spaciali, Importanti, Inviati e altre una voce, Etichette +. In caso il pannello di sinistra sia contratto, cliccate sull'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra per espanderlo.

Cliccate sul pulsante "+", che vi consentirà di creare una nuova etichetta. Apparirà una finestra nel centro dello schermo: inserite un nome per l'etichetta nel campo Inserisci un nome per la nuova etichetta, per esempio Acquisti, o Lavoro, e se volete inserirla all'interno di un'altra etichetta mettete la spunta di fianco a Nidifica etichetta in, per poi specificare attraverso il menu a tendina l'etichetta madre sotto la quale inserire quella nuova.

Quando siete soddisfatti, cliccate sul pulsante Crea e l'etichetta verrà creata secondo le vostre indicazioni.

In alternativa, cliccate in alto a destra sull'icona a forma di ingranaggio, poi cliccate su Visualizza tutte le impostazioni e in alto cliccate sul pulsante Etichette. Qui vedrete tutte le etichette, attive e no. 

Scorrete in basso e vedrete un pulsante, Crea nuova etichetta. Cliccateci sopra e apparirà la stessa finestra che abbiamo appena descritto.

Infine potete creare un'etichetta anche direttamente dai messaggi, Cliccate su un'email con il tasto destro del mouse e selezionate la voce Etichetta come. Qui, dal menu che si apre, cliccate su Crea nuova.

Qualunque sia il metodo da voi scelto, una volta creata l'etichetta apparirà nel pannello di sinistra, sotto la voce Etichette, e potrete aggiungere le email. Prima di vedere come fare, però, diamo un'occhiata anche a come creare etichette nidificate. 

Durante la creazione dell'etichetta, qui sopra, abbiamo accennato al fatto che si può aggiungere l'etichetta a quelle esistenti.

Questo consente di creare anche sotto-etichette per organizzare le proprie email in modo più efficiente. Per esempio, potete creare un'etichetta Acquisti e delle sotto-etichette Amazon, Unieuro, IKEA e così via.

Ma come creare sotto-etichette di una nuova etichetta? Potete seguire la procedura appena indicata, e specificare l'etichetta nella finestra di creazione mettendo la spunta a Nidifica etichetta in, oppure potete seguirne un'altra più rapida. 

Nel pannello di sinistra, identificate l'etichetta principale sotto cui creare altre etichette, poi cliccate sull'icona con tre puntini alla sua destra. Cliccate in basso su Aggiungi sotto-etichetta.

A questo punto si aprirà la solita schermata di creazione dell'etichetta, ma con la parte dedicata alla nidificazione già compilata correttamente. Date un nome alla sotto-etichetta e cliccate su Crea. A sinistra apparirà una nuova etichetta all'interno di quella appena creata. 

Sul lato sinistro della pagina potete visualizzare fino a 500 etichette, ma la loro visualizzazione dipende o meno dall'attivazione dell'opzione Visualizzazione per conversazione.

Se la visualizzazione per conversazione è disattivata, le etichette verranno visualizzate solo sui singoli messaggi che avete etichettato. Se qualcuno risponde a uno di questi messaggi, l'etichetta non viene visualizzata nella risposta. Se la visualizzazione per conversazione è attiva, quando contrassegnate un'intera conversazione, l'etichetta verrà visualizzata solo sui messaggi esistenti e non su quelli nuovi. 

Per impostare la visualizzazione per conversazione, cliccate in alto a destra sull'icona a forma di ingranaggio, poi cliccate su Visualizza tutte le impostazioni e scorrete in basso fino a vedere la voce Visualizzazione per conversazione. Scegliete l'opzione che desiderate.

Una volta create le etichette, poi, potete personalizzarle ulteriormente cliccando sopra l'icona a tre puntini a destra di quella di vostro interesse e cliccando su Colore etichetta. Scegliete un colore tra quelli disponibili, in modo da poterla riconoscere immediatamente senza dover leggere il suo nome, oppure cliccate su Aggiungi colore personalizzato e sceglietene uno sia per lo sfondo che per il testo.

In caso cambiaste idea, cliccate nuovamente sull'icona con tre puntini alla destra dell'etichetta, selezionate Colore etichetta e poi scegliete un nuovo colore o cliccate su Rimuovi colore.

Ora che l'etichetta è esattamente come la vogliamo, possiamo finalmente passare alla parte importante: aggiungere email alle etichette. Aprite un'email e cliccate sull'icona delle etichette che vedete in alto (oppure cliccate semplicemente con il tasto destro del mouse e selezionate la voce Sposta in o quella Etichetta come). 

In realtà Etichetta come mostrerà solo l'etichetta di un'email, senza farla sparire dalla Posta in arrivo, per esempio, mentre se spostate un'email usando Sposta in questa sarà visibile solo nella "cartella" indicata. Spostare è probabilmente la soluzione migliore, in quanto farà sparire le email dalla Posta in arrivo e renderà la vostra casella più ordinata, ma potete scegliere quale sia quella che fa per voi.

Vedrete l'elenco di etichette disponibili, tra qui quelle appena create.

Le etichette nidificate saranno indicate con quella superiore separata da quella al suo interno da uno "slash" (/). Per esempio, se l'etichetta superiore è Lavoro e la sotto-etichetta è Grafica, quest'ultima sarà indicata come Lavoro/Grafica.

Mettete la spunta all'etichetta di vostra scelta e cliccate sul pulsante Applica che appare in basso nella finestra. Se invece volete applicare un'etichetta a più email, non dovete fare altro che mettere la spunta alla email di vostro interesse, cliccando sul quadratino a sinistra dell'oggetto dell'email ricevuta, poi cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare Etichetta come o Sposta in e selezionare l'etichetta di vostra scelta (oppure cliccare in alto sull'icona delle etichette e scegliere quella che fa al caso vostro).

Se invece la vostra intenzione è spostare direttamente le email nell'etichetta, selezionatele cliccando sul quadratino a sinistra dell'oggetto per spostarne più di una in un colpo solo e trascinatele direttamente con il mouse sull'etichetta.

Le email verranno etichettate e saranno visibili solo nell'etichette scelta.

Ma cosa fare in caso cambiate idea? Se volete spostare un'email da un'etichetta all'altra, non dovete fare altro che cliccarci sopra con il tasto destro del mouse e selezionare Etichetta come. Deselezionate l'etichetta (o le etichette) attiva e mettete la spunta a una nuova etichetta, poi cliccate in basso su Applica. 

Se volete modificare un'etichetta, andate con il mouse sul nome dell'etichetta nel pannello di sinistra e cliccate sull'icona con tre puntini. Selezionate Modifica e cambiate il nome o l'eventuale nidificazione, poi cliccate su Salva.

Se invece volete eliminare una cartella, la procedura è semplicissima. Per eliminare solo un'email dall'etichetta, cliccate sull'email con il tasto destro del mouse, selezionate Aggiungi etichetta e deselezionate tutte le etichette applicate. Per eliminare l'etichetta stessa, andate con il mouse sul nome dell'etichetta nel pannello di sinistra e cliccate sull'icona con tre puntini. Selezionate Rimuovi etichetta e date conferma cliccando su Elimina

L'etichetta sarà rimossa da tutte le email.

C'è però un'altra soluzione in caso non vogliate mostrare le etichette senza però eliminarle. Per farlo, da Gmail cliccate in alto a destra sull'icona a forma di ingranaggio e selezionate Visualizza tutte le impostazioni.

In alto, cliccate su Etichette, poi cliccate su Mostra o Nascondi a seconda delle vostre preferenze di fianco a ogni etichetta. 

Da telefono Android o iPhone

Come abbiamo visto, le etichette sono un modo estremamente potente per organizzare la nostra casella di posta Gmail. Magari all'inizio può sembrare un po' difficile, ma è sicuramente un modo utile per essere più produttivi. Cosa fare se si vuole creare e aggiungere una cartella Gmail da telefono Android o iPhone? 

Purtroppo creare etichette è possibile solo dall'app per iOS, mentre in Gmail per Android non c'è l'opzione. Per farlo, installate Gmail per iOS dall'App Store e avviatela.

Se necessario effettuate l'accesso, poi toccate l'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra e sotto la voce Etichette toccate + Crea nuova. 

Date un nome all'etichetta e cliccate in alto su Salva. Purtroppo non è possibile creare etichette nidificate o assegnare un colore alle etichette, e neanche eliminarle, quindi forse vi conviene agire da computer.

Se volete aggiungere email alle cartelle, invece potete operare sia da Gmail per iOS che da Gmail per Android. Per farlo, aprite un'email e toccate i tre puntini in alto a destra. Toccate Etichette (su iOS) o Modifica etichette (su Android) e selezionate l'etichetta a cui assegnare l'email, poi Android toccate OK in basso a destra, mentre su iOS toccate il segno di spunta in alto a destra.

Se volete assegnare un'etichetta a più messaggi, toccate e tenete premute le email da selezionare, toccate i tre puntini in alto a destra e toccate Etichette o Modifica etichette a seconda del sistema operativo.

Selezionate le etichette di vostro interesse e toccate OK o il segno di spunta a seconda che stiate agendo da Android o iPhone.

Se invece volete spostare uno o più messaggi in un'etichetta, invece di Etichette o Modifiche etichette, su Android dovete toccare Sposta in, mentre su iOS solo Sposta. Poi selezionate l'etichetta di vostra scelta.

Avete creato le vostre etichette e avete iniziato ad aggiungerci le vostre email. Ma come vedete questo è un processo lungo: perché non automatizzarlo almeno per le email che riceverete da ora in poi?

Google vi consente di farlo in maniera molto semplice attraverso i filtri. In questo modo, per esempio, ogni email dal vostro fornitore di elettricità o dal vostro operatore sarà inserita automaticamente nell'etichetta apposita, e non dovrete più pensarci. Vediamo come indirizzare automaticamente un'email in una cartella, tenendo presente che è un'operazione possibile solo da computer e non da app per dispositivi mobili.

In alto a destra nella barra di ricerca di Gmail cliccate sull'icona con tre linee orizzontali dotate di cursori. Di fianco a Da inserite il mittente delle email che volete etichettare in un certo modo (ad esempio: [email protected]). 

Selezionate in basso la voce Crea filtro, poi nella finestra successiva mettete la spunta a Applica l'etichetta. Cliccate su Scegli etichetta e cliccate sull'etichetta di vostra scelta o su Nuova etichetta per crearne una nuova. 

Cliccate su Crea filtro e le email che riceverete da questo momento in poi da quel mittente verranno etichettate come avete indicato. Ripetete l'operazione per tutti i mittenti di email che volete etichettare.

Come gestire le cartelle su Gmail?

Su Gmail le cartelle si chiamano etichette. Se volete etichettare un'email in un certo modo, cliccateci sopra con il tasto destro del mouse e cliccate sulla voce Etichetta come, poi selezionate l'etichetta di vostra scelta o cliccate Crea nuova per crearne una specifica. Potete creare anche sotto-etichette, e colorare le varie etichette per distinguerle meglio a colpo d'occhio. Qui trovate il nostro approfondimento.