Come creare una riunione su Google Meet

Le riunioni online sono ormai diventate la norma per confrontarsi con i colleghi e discutere di progetti, e dalla pandemia del 2020 non solo le app per videochiamate si sono moltiplicate, ma una di queste, Google Meet, ha aumentato la sua base utenti esponenzialmente dopo essere approdata al settore degli utenti non-Workspace.

Per questo motivo potrebbe interessarvi sapere come creare una riunione su Google Meet, da telefono o PC, e persino da altre app della GrandeG.

Il servizio di videochiamate di Google è infatti una potente piattaforma per incontrarsi online, perfettamente integrata con altre app dell'azienda. Andiamo a scoprire in che modo, ma non prima di ricordarvi il nostro approfondimento su come condividere lo schermo su Google Meet.

Pensato inizialmente come servizio per gli utenti business, dal 2020 Google Meet è accessibile a tutti gli utenti Google, gratis, il che ne ha enormemente ampliato la popolarità.

La piattaforma di videochiamate di Google, nella sua implementazione per gli utenti Gmail non a pagamento, consente riunioni fino a 100 partecipanti, mentre la durata è di 24 ore per due persone, mentre se i partecipanti sono almeno tre è limitata a un'ora. 

Altre caratteristiche sono la possibilità di creare una riunione immediatamente o di pianificarla per un secondo momento, e durante le riunioni avete la possibilità di attirare l'attenzione del moderatore con l'alzata di mano, inviare reazioni con emoji e altri strumenti. 

Invitare gli utenti a una riunione può avvenire tramite email o semplicemente condividendo un link, soluzione che consente di partecipare a una videochiamate si può anche non possedere un account Google per partecipare: tutto quello di cui si ha bisogno è il link da inserire sul sito di Google Meet.

La forza di Google però non risiede esclusivamente nell'efficienza dei suoi servizi, ma anche nella loro integrazione. Questo si palesa anche in Google Meet, e infatti la piattaforma è accessibile, oltre che dal sito Web e dall'app dedicata, anche da altre app come Calendar, Gmail e Google Chat.

Chiariti questi punti fondamentali, vediamo come creare una riunione su Google Meet.

Da PC

Per avviare una riunione con Google Meet da computer, lo strumento più semplice a vostra disposizione è il sito dedicato. Per usarlo, andate da browser sulla pagina Internet del servizio, poi cliccate in alto a destra su Accedi, in caso non abbiate già effettuato l'accesso. 

Successivamente, cliccate sul pulsante blu Nuova riunione sulla sinistra. Ora potete scegliere tra tre opzioni:

• Crea una riunione da avviare in un secondo momento
• Avvia una riunione adesso
• Pianifica in Google Calendar

La prima opzione vi consente di creare un link per la riunione, in modo da poterlo condividere con gli altri partecipanti. Tutto quello che dovete fare è, dopo aver cliccato su questa voce, cliccare sull'icona con due fogli sovrapposti che vedrete a destra della finestra che apparirà davanti a voi.

Ora potete incollare questo link con altri utenti in un'email o in un'app di messaggistica o social di vostra scelta, tenendo presente che le persone che lo utilizzeranno dovranno chiedervi il permesso di partecipare alla riunione.

Questo link servirà anche a voi per avviare la riunione, tutto quello che dovete fare è, sempre nella Home di Google Meet, incollarlo nel campo vuoto con la scritta Inserisci un codice o un link a destra del pulsante Nuova riunione e cliccare su Partecipa. 

Se vi state chiedendo come creare una riunione su Google Meet con codice o come creare una riunione su Google Meet con link, sappiate che questo link che avete appena copiato è tutto quello che vi serve, in quanto contiene il codice della riunione. Il codice è infatti la componente del link dopo il simbolo "/".

Per esempio, se il link è https://meet.google.com/pok-yvfj-dug, il codice è pok-yvfj-dug, e quando lo inserite potete omettere anche i trattini, quindi diventa pokyvfjdug.

La seconda opzione, Avvia una riunione adesso, vi consente invece di avviare immediatamente una riunione. A questo punto, per invitare altre persone dovete cliccare a sinistra sul pulsante Aggiungi altri per inserire il nome o l'indirizzo email delle persone da invitare alla riunione, oppure cliccate sull'icona con due fogli sovrapposti di fianco a link per copiarlo e condividerlo con altri utenti. 

Come sopra, sappiate che le persone che utilizzano questo link dovranno chiedervi il permesso di partecipare alla riunione. 

Infine, se cliccate su Pianifica in Google Calendar, verrete indirizzati al sito di Google Calendar. Qui, come vedremo anche in seguito, potete pianificare una riunione aggiungendo il titolo dell'evento e scegliendo data e ora della riunione. 

Sotto a destra, alla voce Invitati, inserite nome e indirizzo email delle persone che volete invitare alla riunione, mentre sotto Dettagli evento potete cliccare sull'icona a forma di ingranaggio per scegliere i controlli dell'organizzatore.

Se attivate il pulsante di fianco a Gestione dell'organizzatore potete scegliere se impedire agli utenti di condividere lo schermo, inviare messaggi di chat o reazioni. In basso, potete impostare se partecipare o meno prima degli altri e se consentire a tutti di accedere senza chiedere il permesso (Aperto) o se concedere di accedere senza chiedere il permesso solo agli invitati, ovvero quelli di cui avete inserito il nome (Attendibile).

Completati questi passaggi, cliccate su Salva in basso a destra, poi salvate l'evento cliccando su Salva in alto a destra.

Da telefono

Google Meet è accessibile anche da telefoni o tablet tramite apposita app per Android o iPhone / iPad. Se volete sapere come creare una riunione su Google Meet da telefono, dopo aver scaricato e installato l'app sul dispositivo, avviatela ed eventualmente effettuate l'accesso toccando l'account di vostra scelta. 

Concedete poi l'accesso ai vostri contatti e il permesso per inviare notifiche.

Ora toccate il pulsante Nuova in basso a destra e potete scegliere tra Crea una nuova riunione, Pianifica in Google Calendar o Crea Gruppo. In alternativa, potete toccare uno dei contatti che vedete in basso per iniziare immediatamente una videochiamata con lui. 

Se selezionate Crea una nuova riunione, si aprirà una finestra con il link alla riunione. Se toccate il pulsante con due fogli sovrapposti lo copierete negli appunti e potrete incollarlo nell'app che preferite, email, di messaggistica o social. Oppure potete toccare il pulsante Condividi per condividere il link con il contatto o l'app proposte dal telefono. 

Se invece toccate Partecipa alla riunione entrerete subito nella riunione toccando il pulsante Partecipa e potete da lì potrete invitare altri utenti.

Se invece toccate Pianifica in Google Calendar, vi verrà proposto di aprire l'app Google Calendar (su iPhone avrete la possibilit di aprire il sito da browser o di scaricare l'app, in caso non l'abbiate installata, poi dovrete consentire l'accesso al calendario e accedere con un account, per poi toccare Fine in alto a sinistra).

Qui si apre un evento in cui potete modificare dettagli come il titolo, l'orario e aggiungere gli invitati all'evento toccando la scheda Aggiungi invitati e poi inserendo nomi o indirizzi email. Alla fine, toccate Salva in alto a destra, poi toccate l'evento creati per vedere il link alla riunione ed eventualmente condividerlo con il pulsante apposito.

In alternativa, toccate il pulsante indietro per tornare all'app Meet (su iOS toccate Meet in alto a sinistra) e toccate l'evento creato per accedere alla riunione. 

Infine, se toccate Crea gruppo potete selezionare i contatti con cui avviare una riunione (fino a 31 utenti), poi toccate Fine e potrete avviare la riunione con il gruppo di invitati.

Da Calendar

Come abbiamo visto nei capitoli precedenti, Google Meet è perfettamente integrata con Calendar, che sfrutta per creare riunioni programmate. Questo ovviamente vuol dire che potete creare una riunione a partire dall'app, senza passare del tutto da Meet, vediamo come.

Se volete sapere come creare una riunione di Google Meet da Calendar, potete farlo da computer o app per telefono o tablet. Da computer, andate sul sito ed eventualmente effettuate l'accesso cliccando su Accedi in alto a destra e inserendo i vostri dati di accesso.

Ora cliccate su un punto del calendario oppure cliccate in alto a sinistra su Crea e selezionate la voce Evento. Date un titolo all'evento nel campo Aggiungi titolo e scegliete un giorno e un'ora per la videochiamata. In basso cliccate sulla voce Aggiungi invitati se volete aggiungere i nomi o gli indirizzi email delle persone con cui volete effettuare la videochiamata. 

Se invece volete operare da telefono o tablet, potete avviare l'app Meet, toccare Nuova e poi selezionare Pianifica in Google Calendar, oppure installare e avviare l'app Google Calendar sul telefono, Android o iPhone.

A questo punto toccate il pulsante "+" in basso a destra, selezionate Evento e dopo aver dato un nome all'evento ed eventualmente aggiunto gli invitati toccando la voce Aggiungi invitati e poi inserito nome o email delle persone, toccate Aggiungi videoconferenza.

Toccate Fine in alto a destra e poi Salva in alto a destra. A questo punto toccate l'evento e potrete vedere il link della riunione, che potete condividere, mentre toccando Partecipa con Google Meet potete scegliere se avviare direttamente la riunione.

Da Gmail

Anche da Gmail potete creare una riunione in Google Meet.

Per farlo da computer, dovete prima attivare Meet in Gmail (l'icona di Meet nel pannello di sinistra), quindi andate sul sito del servizio ed eventualmente toccate Accedi in alto a destra e poi inserite i vostri dati di accesso. 

Se invece cliccate su Invia invito potete cliccare su Copia invito alla riunione, per copiarlo, oppure su Condividi via email per inviarlo via email.

In alternativa, potete avviare la riunione subito cliccando su Avvia adesso. 

Se invece volete creare una riunione su Google Meet dall'app Gmail, avviatela e toccate la voce Riunioni in basso a destra (l'icona con la videocamera in basso a destra). 

Se non vedete l'icona Riunioni, toccate l'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra, poi toccate Impostazioni. Su Android, selezionate l'account su cui attivare l'impostazione e in Riunioni, selezionate la casella accanto a Mostra la scheda Riunioni per le videochiamate. Su iOS, in alto, sotto la voce App in Gmail toccate Meet e nella pagina successiva attivate il pulsante di fianco a Meet.

Ora per organizzare una nuova riunione toccate in alto il pulsante Nuova riunione e potrete scegliere tra Genera link della riunione da condividere, Avvia una riunione adesso e Pianifica in Google Calendar.

Se toccate Genera link si aprirà una finestra con il link alla riunione, che potrete copiare toccando l'icona con due fogli sovrapposti o condividere toccando il pulsante Condividi invito.

In alternativa, toccando Avvia una riunione adesso potrete avviare subito una riunione mentre selezionando Pianifica in Google Calendar si aprirà l'app Calendar, che potrete usare come abbiamo visto nel capitolo precedente. 

Da Google Chat

Anche da Google Chat potete creare una riunione su Google Meet, ma solo da app per dispositivi mobili. Per farlo, installatela su Android o iPhone oppure attivate la funzione nell'app Gmail. In quest'ultimo caso, da Android toccate l'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra, poi toccate Impostazioni. Su Android, selezionate l'account su cui attivare l'impostazione e in Chat, selezionate la casella accanto a Chat. Su iOS, in alto, sotto la voce App in Gmail toccate Chat e nella pagina successiva attivate il pulsante di fianco a Chat (Mostra le schede Chat e spazi).

Ora aprite l'app Chat o Gmail, poi toccate in basso l'icona Chat (l'icona con un fumetto) o Spazi (l'icona con tre omini stilizzati) e aprite un messaggio di chat.

A sinistra del campo vuoto in cui inserite la vostra risposta, toccate il pulsante "+", poi selezionate la voce Link di Meet. Apparirà un invito con un link di Meet da inviare, quindi toccate il pulsante di invio a destra (l'icona a forma di aeroplanino di carta).

Se invece volete avviare una chiamata vocale o una videochiamata da Chat o Gmail, entrate in una delle due app, poi toccate in basso l'icona Chat (quella con un fumetto) e aprite un messaggio 1:1, ovvero con una persona e non con un gruppo.

Toccate in alto la voce Avvia chiamata vocale (icona a forma di telefono) o Avvia videochiamata (icona a forma di videocamera). Tenete presente che quando l'altra persona riceve la chiamata sentirà uno squillo, ma non se non ha l'app Gmail. In questo caso riceverà una notifica di Chat che comunica l'avvio di una vostra chiamata vocale o videochiamata.

Per creare una riunione su Google Meet avete bisogno obbligatoriamente di un account Google, cosa non necessaria se volete partecipare: vi basta solo il link della riunione

In questo caso, però, tenete presente due aspetti.

Il primo è che chi ha creato la riunione deve concedervi l'accesso prima che possiate unirvi alla videochiamata, e il secondo è che se non avete eseguito l'accesso a un Account Google o Gmail non potete partecipare utilizzando il vostro dispositivo mobile.

Chiariti questi punti, vediamo come partecipare a una riunione su Google Meet senza account Google. Aprite l'email o il messaggio contenente il link della riunione, oppure andate sul sito Google Meet e inserite il link o il codice della riunione nel campo Inserisci il codice riunione, per poi cliccare su Partecipa. 

Ora cliccate su Chiedi di partecipare, e quando vi verrà concesso l'accesso potrete entrare nella riunione. 

Quanto dura un link di Meet?

I link di Google Meet non durano all'infinito ma hanno una scadenza. In generale, i codici scadono 365 giorni dopo essere stati creati, a meno che non si tratti di particolari servizi come le riunioni con nickname di Google Workspace e Jamboard. In questo caso scadono immediatamente quando tutti gli utenti lasciano la riunione.

Che differenza c'è tra Meet e Meet originale?

Google Meet è la vecchia Google Duo, mentre Google Meet (il vecchio) è chiamato Google Meet (originale). Alla fine, i due verranno completamente uniti e ci sarà solo Meet, ma per il momento ci sono due app diverse.

Perché Meet dura solo un'ora?

Il piano gratuito di Google Meet consente videochiamate di gruppo con tre utenti o più solo per un'ora, mentre le chiamate tra due utenti possono durare fino a 24 ore. Il motivo è ovviamente spingere verso i piani a pagamento Workspace, in particolare gli utenti business, a cui sono evidentemente dedicate funzioni come le videochiamate di gruppo.