Come richiedere la conferma di lettura su Gmail

Può capitare di dover mandare un'email estremamente importante, e volete essere proprio sicuri che sia stata ricevuta e letta (e che non sia finita nel cestino o nella cartella spam). È per questo che servono le conferme di lettura, ma come richiedere la conferma di lettura su Gmail?

La procedura non è così immediata, soprattutto se non state utilizzando un account Workspace, in quanto Google offre una soluzione integrata solo per i suoi utenti professionali. Nondimeno, non disperate, perché ci sono valide soluzioni di terze parti per ovviare al problema. 

Andiamo a vedere quindi come fare, oltre a ricordarvi il nostro approfondimento su come fare invio multiplo email in Gmail.

Dovete inviare un'email estremamente importante, e come per un messaggio su WhatsApp o Telegram, volete essere sicuri che il destinatario l'abbia ricevuta e letta.

Ma normalmente l'invio di un'email è come buttare una busta in una cassetta da lettere: non saprete che fine abbia fatto. Niente paura, per questo ci sono le conferme di lettura. 

Una conferma o ricevuta di lettura è quello che il nome suggerisce, un'email di conferma che vi fa sapere che il vostro destinatario ha ricevuto e aperto il vostro messaggio. Usandola, quando inviate un'email non dovete chiedervi se il vostro messaggio sia finito nella cartella spam, sia stato inavvertitamente cancellato o anche solo volontariamente ignorato: saprete se e quando è stato letto (o quantomeno aperto).

Questo sistema consente non solo agli utenti di valutare in maniera più esatta come procedere nelle loro conversazioni, ma aiuta i dipartimenti di marketing a misurare l'efficacia delle loro campagne email, dando una misura diretta dell'interesse degli utenti. 

Ci sono però delle considerazioni da fare. Prima di tutto, Google non offre le conferme di lettura per gli account personali, ma solo per quelli lavorativi di tipo Workspace. Se infatti avete un account Gmail che termina in @gmail.com non avrete accesso alla funzione, ma solo per quelli aziendali o del settore educativo che terminano in @latuaazienda.com o @latuascuola.edu.

Inoltre la conferma di lettura di Gmail ha alcuni aspetti negativi. Il primo riguarda il destinatario. La conferma di lettura è facoltativa, il che significa che quando la richiedete, chi riceve l'email riceverà anche una richiesta di inviare conferma di averla letta, ma non sarà obbligato a darla. Questo significa che se non ricevete una conferma di lettura potrebbe non essere dovuto al fatto che il destinatario non abbia letto l'email, ma semplicemente che non abbia voluto darne conferma (per pigrizia o altri motivi).

Altre limitazioni sono relative ai client di posta, sempre del destinatario in quanto se programmi come Outlook o Thunderbird funzionano senza problemi, lo stesso potrebbe non essere vero per quello in particolare del destinatario del messaggio, che potrebbe non ricevere la conferma di lettura per una questione di incompatibilità.

La conferma di lettura non può usata con l'invio multiplo o l'unione dinamica, e deve essere fatta manualmente per ogni messaggio che inviate (non potete impostare un'opzione automatica che lo faccia per voi).

Quindi per utilizzare le conferme di lettura di Gmail senza un account Workspace dovrete utilizzare uno strumento di terze parti. Questa non è la soluzione migliore, in quanto dovrete fidarvi che questo servizio non legga le vostre email o comunque le utilizzi per scopi non trasparenti. Qui vi indicheremo una soluzione molto popolare, Mailtrack, definizione che ovviamente non vi protegge da possibili violazioni della privacy. 

Ora che abbiamo visto cosa sia la conferma di lettura, vediamo come richiederla su Gmail, sia per gli utenti Workspace che in altre situazioni, utilizzando uno strumento di terze parti. La procedura si può effettuare da PC, mentre per la conferma di lettura su Gmail da smartphone potete utilizzare un'estensione di Mailtrack per Workspace. 

Da PC

Google Workspace

Google Workspace è lo strumento di Google dedicato ad aziende e professionisti, con quattro soluzioni, Business Starter da 5,75 euro per utente al mese, Business Standard da 11,50 euro per utente al mese, Business Plus da 17,25 euro per utente al mese e Business Enterprise, per aziende di dimensioni maggiori.

Tutti i piani offrono una prova gratuita (a parte Enterprise, per cui bisogna contattare il team di vendita), e la loro sottoscrizione permetterà di ricevere un account email compatibile con le conferme di lettura. 

Attenzione, però, bisogna chiedere all'amministratore del vostro account di abilitare la funzione nelle impostazioni di Gmail nella Console di amministrazione, in quanto le richieste di conferma di lettura sono disabilitate per impostazione predefinita (potrebbero essere necessarie fino a 24 perché la funzione appaia). Poi si potranno richiedere. 

Per abilitare la funzione, dovete andare nel pannello di amministrazione di Google Workspace ed effettuare l'accesso con il vostro account amministratore. Poi cliccate sull'icona delle applicazioni e selezionate Google Workspace. Cliccate su Gmail e selezionate Impostazioni utente, sulla destra, dove troverete una sezione Conferme di lettura dei messaggi email.

Qui potete limitare le conferme di lettura agli indirizzi email sul vostro dominio e agli indirizzi esterni nella whitelist, oppure potete abilitarle per qualsiasi indirizzo email: dipende dal controllo che volete esercitare.

Cliccate sul pulsante di fianco a Consenti l'invio delle conferme di lettura dei messaggi a tutti gli indirizzi nella mia organizzazione e agli indirizzi email autorizzati, oppure sulla voce Consenti l'invio delle conferme di lettura dei messaggi a tutti gli indirizzi email a seconda della vostra preferenza, poi cliccate su Salva. 

Ora dovete aspettare fino a 24 ore perché Gmail abiliti le conferme di lettura per la vostra azienda, dopodiché gli utenti potranno iniziare a usarle e richiedere la conferma di lettura su Gmail da PC utilizzando Workspace, in quanto lo strumento non offre soluzioni da smartphone. 

Ora voi o gli utenti potete andare sul sito di Gmail ed effettuare l'accesso con il vostro account. Aprite una finestra di posta cliccando in alto a sinistra su Scrivi, come fareste con un'email qualsiasi. 

Inserite il destinatario nel campo degli indirizzi, scrivete un oggetto e componete il messaggio, poi cliccate in basso a destra sui tre puntini verticali.

Nel menu Altre opzioni troverete la voce Richiedi conferme di lettura, cliccateci sopra per selezionarlo (apparirà un segno di spunta alla sua sinistra) e inviate il vostro messaggio come fareste normalmente.  

Quando il destinatario riceverà l'email, riceverà una richiesta di inviare la conferma di lettura tramite un messaggio pop-up. Se cliccherà su Invia conferma, riceverete immediatamente un'email che vi conferma del fatto che la vostra email è stata letta (oltre a un messaggio nell'email inviata che è stata letta da un destinatario), altrimenti può cliccare su Non ora per farlo in seguito (la richiesta apparirà la prossima volta che aprirà l'email). 

Mailtrack

Se non usate Google Workspace, non avete modo di richiedere le conferme di lettura tramite strumenti integrati. È qui che viene in aiuto Mailtrack, un'estensione per Chrome che consente di fare la stessa cosa (e funziona anche su smartphone Android o iPhone).

Mailtrack è una soluzione gratuita molto popolare, quindi ragionevolmente sicura, ma tenete sempre presente che si tratta di una soluzione di terze parti che potrebbe potenzialmente mettere a rischio la vostra privacy e quella dei vostri contatti.

Lo strumento offre tre soluzioni, il piano Free, che offre il tracciamento illimitato, notifiche in tempo reale, email di avviso e il report giornaliero. Se volete di più, potete passare al piano Pro da 2,99 euro al mese per utente (con pagamento annuale), che consente di tracciare i clic sui link e offre la cronologia di tracciamento, oltre al supporto email. 

Il piano Advanced da 5,99 euro per utente al mese (sempre con fatturazione annuale) è invece la soluzione completa, che consente di controllare anche la lettura dei PDF, tracciare le email di gruppo, campagne fino a 10.000 destinatari e molto altro. 

Per usare lo strumento, andate sul sito del servizio (dovete usare Chrome come browser) e cliccate su Install on Gmail. Arriverete alla pagina dell'estensione per Chrome, cliccate su Add to Chrome in alto a destra e date conferma cliccando su Aggiungi estensione nella finestra che si apre.

A installazione completata, si aprirà una nuova pagina Web che vi chiederà di collegare Mailtrak al vostro account Google.

Cliccate su Connect with Google e selezionate l'account che volete collegare (ovvero quello che volete usare su Gmail per richiedere le conferme di lettura). 

Cliccate su Consenti per consentire a Mailtrack di accedere ai vostri dati e potete iniziare a usarla. Andate al sito di Gmail e cliccate su Accedi in alto a destra. Selezionate l'account Google appena connesso a Mailtrack e in alto a destra potrete vedere l'icona del servizio. Cliccando sopra Mailtrack enabled, potrete disattivarla o riattivarla. Se abilitata (enabled) tutte le email inviate richiederanno al destinatario una conferma di lettura. 

Scrivete un'email cliccando in alto a sinistra su Scrivi e inserendo destinatario, oggetto e corpo dell'email, poi cliccate su Invia. Una volta inviata, nella parte sinistra di Gmail cliccate sulla voce Inviati. Si aprirà la cartella con tutte le email inviate e noterete che ognuna avrà al suo fianco adesso un doppio segno di spunta.

Se queste sono di due colori, una bianca e una verde, significa che l'email è stata inviata, mentre se entrambe sono verdi vuol dire che il destinatario l'ha letta. 

Boomerang

Oltre a Mailtrack, vi proponiamo anche un'altra soluzione di terze parti molto popolare per la richiesta di conferme di lettura su Gmail: Boomerang. 

Anche questa è un'estensione per Chrome molto semplice da utilizzare, con la possibilità di pianificare le email, inviare promemoria, impostare riunioni online e, ovviamente, le conferme di lettura, che potete richiedere cliccando sul pulsante blu Track nella parte bassa del corpo dell'email. 

A differenza di Mailtrack, il piano gratuito di Boomerang è piuttosto limitato, e i piani a pagamento partono da 5 dollari al mese (15 se volete usarlo su Workspace).

Per usare Boomerang, installate l'estensione su Chrome da qui cliccando in alto a destra su Aggiungi e poi cliccando su Aggiungi estensione. Successivamente, si aprirà Gmail, cliccate sul pulsante al centro Sign in with Google ed effettuate l'accesso con il vostro account Google selezionando quello da cui volete richiedere conferme di lettura.

Ora non dovete fare altro che comporre un'email cliccando in alto a sinistra su Scrivi e inserendo destinatario, oggetto e corpo dell'email. In basso, cliccate sul pulsante blu Track. 

Boomerang aggiungerà una notifica di ricezione di lettura in fondo al messaggio e terrà anche traccia dei clic su qualsiasi link che includete nel messaggio. Poco dopo la lettura del messaggio, riceverete un'email di notifica che il destinatario ha letto il messaggio.

Da smartphone

Se volete utilizzare le conferme di lettura su Gmail da telefono Android o iPhone, l'unica soluzione che ci sentiamo di proporvi è l'estensione Mailtrack. Purtroppo questa funziona solo se siete utenti Workspace, ma è disponibile anche nel piano gratuito di Mailtrack.

Tenete presente che non funziona su iPad, tablet Android o pieghevoli mentre sono aperti.

Prima di tutto, installate Mailtrack sul vostro computer come indicato sopra, poi aprite la pagina del componente aggiuntivo Mailtrack nel Marketplace di Google Workspace in Chrome, sul computer desktop o sul telefono.

Cliccate su Installa in alto a destra, poi cliccate su Continua per procedere con l'installazione. A questo punto dovete selezionare l'account Google che desiderate utilizzare con Mailtrack, poi cliccate su Consenti per accettare le autorizzazioni.

Se l'installazione è andata a buon fine, dovreste ricevere un messaggio di conferma: ora chiudete Gmail facendo scorrere il dito dal basso per aprire l'elenco delle app recenti, poi fatela scorrere verso l'alto per chiuderla. 

Riavviate Gmail per aprirla, poi avviate un nuovo messaggio toccando il pulsante Scrivi in basso a destra. Toccate i tre puntini verticali in alto a destra e selezionate Inserisci da Mailtrack. Scegliete Traccia email. Componete e inviate l'email.

Ci possono essere alcuni motivi per cui non trovate le conferme di lettura su Gmail. Il più ovvio è perché non state utilizzando Workspace: se non usate Gmail per lavoro o non fate parte di un istituto educativo, non potrete usare la funzione Richiedi conferme di lettura.

In questo caso, vi consigliamo di utilizzare una delle soluzioni che abbiamo indicato nel capitolo precedente, tenendo presente i limiti e i rischi per la privacy. 

Se invece avete attivato le conferme di lettura e non le ricevete, i motivi possono essere diversi, a partire dal fatto che il destinatario ha deciso di non inviare la conferma. Come abbiamo detto, la conferma è facoltativa, quindi se un utente sceglie di non inviarla voi non saprete mai se ha letto o meno l'email. Oppure, se avete inviato la richiesta di conferma a una mailing list o a qualche gruppo in cui l'amministratore ha limitato le conferme di lettura, non la riceverete. 

Può anche essere che il destinatario utilizzi un client email che non si sincronizza in tempo reale (ad esempio un client Post Office Protocol [POP] che esegue la sincronizzazione solo su richiesta o un client G Suite Sync), anche in questo caso non riceverete la conferma, e lo stesso se il destinatario restituisce una conferma di lettura su un client di posta tramite IMAP (Internet Message Access Protocol) e le conferme di lettura non vengono inviate automaticamente.

Inoltre tenete presente che le conferme di lettura non certificano la consegna o la lettura, in quanto questo dipende dal sistema email che utilizza il destinatario. Per esempio, potreste ricevere conferma di lettura se il destinatario utilizza un client email basato su IMAP che contrassegna il vostro messaggio come letto senza averlo aperto, e alcuni sistemi email non IMAP per dispositivi mobili potrebbero non inviare affatto le conferme.

Dove si vede la conferma di lettura?

La conferma di lettura viene richiesta, su Gmail, nel campo di composizione del messaggio. Quando il destinatario invia la conferma, il mittente riceve un'email e nel messaggio inviato vedrà una banda gialla che conferma come uno dei destinatari abbia letto il messaggio.

Come funziona la conferma di lettura?

Una conferma di lettura è una notifica che viene inviata al mittente di un'email quando il destinatario la apre. Per richiedere la conferma di lettura, un utente Gmail Workspace deve chiederne l'attivazione all'amministratore, e poi quando compone il messaggio attivare la funzione Richiedi conferma di lettura.