Come sincronizzare Google Calendar con più account

Difficile ormai pensare di poter organizzare la propria vita lavorativa e personale senza un calendario elettronico, e probabilmente il più popolare di tutti è Google Calendar, una soluzione integrata con servizi della GrandeG come Gmail o Google Meet. 

Ma cosa fare se si hanno più account e si vogliono sincronizzare i diversi calendari? Niente paura, vediamo come sincronizzare Google Calendar con più account o anche come unirli, in caso abbiate questo tipo di necessità. 

In questa guida approfondiremo anche come aggiungere un calendario al vostro account, in caso vogliate sapere come gestire un calendario per esempio con i vostri familiari per tenere sempre traccia degli impegni e organizzare al meglio le attività comuni. Non perdiamo altro tempo quindi e vediamo come fare, da telefono o PC, ma non prima di ricordarvi il nostro approfondimento su come creare un evento in Google Calendar.

Se volete sapere come sincronizzare Google Calendar con più account, sappiate che la procedura è diversa a seconda del dispositivo da cui operate, ovvero telefono o computer, e anche il passaggio tra diversi account è differente, in quanto è più immediato da app.

Aggiungere un account è però semplicissimo, e lo stesso aggiungere un calendario, anche se in quest'ultimo caso c'è una maggiore versatilità operando da PC.

Chiariti questi aspetti, andiamo a vedere come fare a seconda della vostra situazione e di quello che volete fare. 

Da computer

Se volete sincronizzare Google Calendar con più account, il primo passo da compiere è accedere al servizio online con il nostro account e poi aggiungerne altri. 

Aprite il browser del vostro PC, Windows o Mac che sia, e andate al sito Internet di Google Calendar. In caso non abbiate già effettuato l'accesso con il vostro account principale, cliccate in alto a destra su Accedi e nel campo che appare inserite il vostro indirizzo email. Cliccate su Avanti e inserite la password, per poi cliccare nuovamente su Avanti ed effettuare l'accesso, eventualmente autorizzandolo tramite autenticazione a due fattori. 

Ora apparirà il calendario del vostro account.

A sinistra, sotto I miei calendari e Altri calendari vedete il calendario principale (quello con il vostro nome) e altri calendari che avete creato o che sono stati condivisi con voi (oltre eventualmente a quelli preimpostati come per esempio quello delle festività nazionali).

Se non doveste vedere niente sotto queste voci, cliccate sulla freccia verso il basso a destra di I miei calendari o Altri calendari.

Aggiungere un account è semplicissimo: toccate l'icona del vostro account in alto a destra, scorrete verso il basso e cliccate sul pulsante + Aggiungi un altro account. A questo punto apparirà la finestra di autenticazione di Google, la stessa che abbiamo descritto poche righe sopra: inserite il vostro indirizzo email, poi cliccate su Avanti e inserite la password, per poi cliccare nuovamente su Avanti ed effettuare l'accesso, eventualmente autorizzandolo tramite autenticazione a due fattori. 

Ora per passare tra un account e l'altro non dovete fare altro che cliccare sull'icona dell'avatar associato all'account in alto a destra e selezionare nell'elenco l'account di cui volete vedere il calendario.

Tenete presente che entrando in un account avrete accesso non solo a Calendar, ma a tutti i servizi Google associati, quindi Gmail, Drive e altro. 

Se volete sapere come uscire singolarmente da un account Google aggiunto, vi rimandiamo alla nostra guida dedicata.

Questa soluzione quindi non è ottimale, sia perché implica la necessità di condividere l'intero account sia per passare da un calendario all'altro: se a voi interessa solo accedere a un calendario la procedura da seguire è la condivisione. 

Per sapere come condividere un calendario potete fare riferimento all'articolo dedicato, ma andiamo a vedere come fare per iscriverci. 

Potete infatti visualizzare il calendario di qualcun altro nel caso sia stato condiviso con voi, oppure richiederne l'accesso nell'ipotesi contraria. Andiamo a vedere le diverse situazioni, dando per scontato che abbiate già effettuato l'accesso al sito di Google Calendar come descritto poche righe sopra.

Se volete iscrivervi a un calendario già condiviso con voi, andate sul sito Internet di Google Calendar e cliccate nel pannello di sinistra sul pulsante + alla destra di Altri calendari.

Nel menu che si apre, selezionate la voce Iscriviti al calendario e inserite nel campo vuoto sotto la scritta Aggiungi calendario l'indirizzo email della persona che ha condiviso il calendario con voi. 

A questo punto, a seconda della situazione (ovvero se il calendario è stato condiviso o meno), vi verrà proposto un diverso messaggio. Se il calendario è già stato condiviso con voi, verrà automaticamente aggiunto a sinistra nella sezione Altri calendari, quindi non dovete fare altro che cliccare in alto a sinistra sulla freccia per tornare alla Home di Calendar.

Se il calendario non è stato condiviso con voi, dovrete richiederne l'accesso utilizzando la finestra dedicata e cliccando su Richiedi accesso. L'utente dovrà cliccare sul link per accettare la richiesta, al che si aprirà la pagina di Calendar, potrà impostare le opzioni di condivisione (se concedervi il permesso di modificare gli eventi, modificare gli eventi e gestire le opzioni di condivisione, vedere solo se un evento è disponibile o vederne tutti i dettagli) e dovrà cliccare su Invia per condividere il calendario.

Dopo che l'altra persona ha accettato la vostra richiesta, riceverete un'email con un link Aggiungi questo calendario, cliccateci sopra e una volta aggiunto vedrete il calendario viene a sinistra nella sezione Altri calendari. Se non vedete il calendario, aggiornate la pagina.

Infine, se l'altra persona non dispone di un calendario Google, vi verrà chiesto di invitarla a utilizzare Google Calendar.

Tenete presente che quando qualcuno condivide un calendario con voi riceverete un'email con i dettagli e un link, Aggiungi calendario. Se ci cliccate sopra potrete aggiungere il calendario al vostro account

Oppure potete aggiungere anche un calendario pubblico utilizzando un link. I calendari pubblici sono calendari che possono essere visualizzati anche facendo ricerche sul web e gli utenti possono iscriversi, sincronizzarli in altre applicazioni e ovviamente visualizzarli in Calendar.

Per iscriversi a un calendario pubblico, aprite Google Calendar sul computer, poi a sinistra, alla destra di Altri calendari, cliccate sul pulsante "+" e selezionate la voce Da URL.

Inserite l'URL, ovvero il link che avete ricevuto e cliccate su Aggiungi calendario. Questo verrà visualizzato a sinistra, nella sezione Altri calendari. Tenete presente che potrebbero essere necessarie fino a 24 ore per vedere le modifiche in Calendar. 

Adesso che vi siete iscritti a un calendario, ne vedrete gli eventi nella vostra Home, e sarà sincronizzato con voi. Il che significa che ogni modifica fatta dal proprietario o altri utenti sarà visibile immediatamente anche a voi e se avete i permessi necessari potrete effettuare anche modifiche.

Ricordiamo che a seconda delle opzioni di condivisione potrete:

• Vedere tutti i dettagli dell'evento
• Vedere solo disponibile / occupato (nascondi dettagli)
• Apportare modifiche agli eventi
• Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione

Ogni calendario e gli eventi associati sono indicati da un colore diverso, ma se il vostro calendario dovesse essere troppo affollato e non doveste più capire bene come fare potete nascondere temporaneamente un calendario togliendo il segno di spunta relativo a sinistra, sotto la voce Altri calendari (o I miei calendari).

Da telefono

Da telefono, Android o iPhone, la situazione è simile, anche se un po' più versatile per quanto riguarda la gestione degli account (in caso non abbiate installato l'app su iPhone potete farlo da qui, poi avviatela, toccate Accedi e inserite i dati di accesso del vostro account Google). Se volete aggiungere un account, avviate Google Calendar e toccate l'icona del vostro avatar in alto a destra, poi toccate la voce Aggiungi un altro account e dovrete confermare la vostra identità tramite impronta o PIN. 

La procedura di aggiunta di un account è, come da computer, assoluta, quindi sincronizzerete ogni aspetto di un nuovo account Google, a partire da Gmail, ma da telefono poi potete disattivare o attivare alcune opzioni per scegliere cosa sincronizzare (ovvero solo Gmail, Contatti, Calendar o altro).

Se volete procedere, inserite l'indirizzo email dell'account, toccate Avanti in basso a destra, poi nella pagina seguente inserite la password e toccate ancora Avanti. Inserite un'eventuale autenticazione a due fattori e l'account sarà aggiunto.

Ora per vedere e sincronizzare i calendari da questo (o questi) account, da Android toccate l'icona del vostro avatar in alto a destra, poi toccate la voce Gestisci gli account su questo dispositivo. Per impostazione predefinita quando aggiungete un account questo verrà sincronizzato, ma magari è un account che avete già aggiunto e a cui avete disattivato la sincronizzazione per Calendar, oppure Verrete rimandati a una pagina delle impostazioni. Toccate l'account di cui volete gestire la sincronizzazione e nella pagina successiva toccate Sincronizzazione account.

Qui troverete un elenco di servizi Google sincronizzati. Attivate o disattivate gli interruttori di fianco a ogni servizio. Ad esempio, per sincronizzare solo gli eventi in Calendar disattivate tutte le voci a parte Calendario, oppure disattivatelo per non vederlo più senza rinunciare all'account.

Da iPhone, la procedura è molto simile. Per vedere e sincronizzare gli account su Calendar, toccate l'icona del vostro avatar in alto a destra, poi toccate la voce Gestisci gli account su questo dispositivo.

Se avete aggiunto altri account, per esempio da Gmail o altri servizi, oppure da Calendar ma non volete più visualizzarli, potete vederli in questa pagina. Attivate il pulsante di fianco all'account per vederne il calendario, oppure disattivatelo per non vederlo più. Quando avete finito, toccate la voce Fine in alto a sinistra per tornare alla Home dell'app. 

In entrambi i casi, da Android o iPhone, i calendari degli account aggiunti (o visualizzati) saranno visibili e sincronizzati nell'app. Se volete nascondere un calendario, toccate l'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra e scorrete l'elenco di account sincronizzati. Sotto ognuno, vedrete i calendari associati, che potrete nascondere o visualizzare toccando il quadratino relativo per togliere o mettere la spunta. 

In questo modo potete scegliere se vedere o meno un calendario, fermo restando che se avete aggiunto l'account questo sarà sempre sincronizzato. Se volete sapere come uscire da un account che avete aggiunto, vi rimandiamo alla nostra guida dedicata, oppure potete, su iPhone, semplicemente disattivare la sincronizzazione toccando la voce Gestisci account su questo dispositivo dopo aver toccato l'icona del vostro avatar in alto a destra e disattivando l'account in questione.

Se invece volete sapere come aggiungere un calendario, senza per questo aggiungere un account, le possibilità a vostra disposizione sono un po' ridotte rispetto a quelle a cui potete accedere da computer. 

Da app Calendar per telefono o tablet, infatti, potete iscrivervi solo a un calendario che qualcuno ha condiviso con voi cliccando sull'email che avete ricevuto.

Aprite l'email dalla persona che ha condiviso con voi il calendario, poi cliccate sul link Aggiungi questo calendario. A questo punto si aprirà l'app Google Calendar. Su iPhone, in caso non fosse installata, potrete scegliere se installarla o aprire la pagina Web del servizio sul browser predefinito. 

Toccate Sì nella finestra pop-up e il calendario verrà visualizzato a sinistra, nella sezione I miei calendari.

Se invece volete sapere come unire due o più calendari Google Calendar di due account diversi (senza però sincronizzarli), potete importarli manualmente. La soluzione ha i suoi vantaggi, in quanto vi consente di unire un calendario che magari non volete tenere separato nel vostro, ma anche degli svantaggi, in quanto a differenza dei calendari condivisi o degli account aggiunti a Calendar non manterrete la sincronizzazione, e soprattutto non potrete più distinguere tra i vari calendari.

C'è inoltre da tenere presente che questa operazione può essere effettuata solo da computer e non da app per dispositivi mobili. 

Chiariti questi aspetti, vediamo come unire due calendari Google Calendar di due account diversi, procedura che prevede l'esportazione dei calendari di un account e la loro importazione in quello che ci interessa.

Per prima cosa, andate sulla pagina del calendario da esportare avviando un browser e andando sul sito di Google Calendar. Assicuratevi di essere sull'account del calendario che volete esportare, eventualmente effettuando l'accesso o cliccando in alto a destra sull'icona dell'avatar e selezionando l'account corretto.

Ora cliccate in alto a destra sull'icona a forma di ingranaggio e selezionate la voce Impostazioni, poi a sinistra cliccate sulla voce Importazione ed esportazione e sotto cliccate su Esporta. 

In basso, vi verranno mostrati i calendari che verranno esportati, cliccate su Esporta e potrete scegliere dove salvare sul computer l'archivio .ZIP contenente i file .

ICS dei calendari esportati. Questo vi consente di scegliere quali calendari importare nell'altro account. 

Cliccate su Salva, poi da Windows premete i tasti Windows + E, mentre da Mac cliccate sul Finder (icona con la faccina nel Dock). Cliccate a sinistra su Download e poi con il tasto destro (control+clic nel Mac) sul file [nome-account]@gmail.ical.zip.

Selezionate la voce Estrai (Windows) o Apri (Mac), e troverete nella cartella estratta i vari calendari in formato .ICS. Ci siamo quasi. Adesso avviate il browser e andate sul sito Calendar, cliccate in alto a destra sull'icona del vostro avatar, poi selezionate l'account o aggiungetelo cliccando su + Aggiungi un altro account e poi inserendo i dati di accesso.

Per aggiungere uno o più calendari di quelli esportati, cliccate a destra in alto sull'icona a forma di ingranaggio e selezionate la voce Impostazioni, poi a sinistra cliccate sulla voce Importazione ed esportazione e sotto cliccate su Importa.

Adesso cliccate su Seleziona il file dal computer e utilizzate il gestore di file per andare nella cartella in cui avete estratto il file (o i file) .ICS. Selezionatelo(i) e cliccate su Apri. 

Adesso nella finestra cliccate su Importa e vi verrà mostrato il numero di eventi importati, che verranno aggiunti al vostro calendario principale. 

Come sincronizzare i calendari di due account Google?

Se volete sincronizzare i calendari di due account Google, potete condividerli andate sul sito Google Calendar sul calendario che volete sincronizzare, poi individuate a sinistra sotto la voce "I miei calendari" il vostro calendario. Passate il mouse sopra e cliccate sui tre puntini, poi selezionate "Impostazioni e condivisione". Scorrete in basso e sotto "Condividi con persone o gruppi specifici" cliccate su "+Aggiungi persone e gruppi". Inserite il nome o l'email dell'altro account e cliccate su "Invia". Andate nell'altro account e cliccate a sinistra sul pulsante "+" a destra di "Altri calendari". Cliccate su Iscriviti al calendario e nel campo di testo inserite l'indirizzo email del precedente account. Il calendario dovrebbe apparire a sinistra, sotto "I miei calendari". In alternativa, potete unire i calendari come spiegato qui.

Come aggiungere un altro account su Google Calendar?

Per aggiungere un altro calendario su Google Calendar, aprite il sito Google Calendar sul computer, poi a sinistra cliccate sul pulsante + a destra di "Altri calendari". Cliccate su "Crea nuovo calendario" e nella pagina seguente inserite il nome del calendario, per poi cliccare su "Crea calendario". Se invece volete aggiungere un altro account sull'app, avviate l'app Google Calendar, toccate il vostro avatar in alto a destra, cliccate su "+Aggiungi un altro account" e inserite i dati di accesso dell'altro account Google.