Come vedere le mail archiviate su Gmail

Avete archiviato per errore un'email e non sapete dove sia finita? Niente paura: Gmail offre una serie di strumenti che consentono, per chi lo desidera, di avere una casella di posta ordinata e non piena all'inverosimile di messaggi che non ci interessano o comunque non importanti.

Uno di questi è la funzione Archivia, ma se l'avete usata involontariamente potreste voler sapere come vedere le email archiviate di Gmail, da computer o telefono. 

Archiviare le email consente infatti di non vederle più, pur avendole sempre a disposizione, ed è così utile che si può attivare come funzione automatica. Ma se non si conosce questa caratteristica dell'app si può essere un po' spiazzati all'inizio: vediamo quindi come tornare a vedere le email archiviate, oltre a ricordarvi il nostro approfondimento su come attivare e personalizzare il risponditore automatico su Gmail.

Uno dei motivi per cui Gmail è uno dei servizi di posta elettronica più usati al mondo è la sua versatilità e il numero di funzioni che mette a disposizione dei propri utenti.

Tra queste ovviamente c'è la possibilità di leggere e scrivere le email, ma ce ne sono anche tantissime pensate per rendere la nostra casella di posta più ordinata e quindi la nostra vita più facile. Quando ricevete un'email che non vi interessa, cosa fate? La eliminate, giusto? È qui che entra in gioco l'archivio, un modo diverso per non vedere più certe email che non ci interessano senza però cancellarle, perché magari in futuro potreste averne bisogno.

L'archivio di Gmail è infatti uno spazio per conservare le email che non volete avere nella casella di posta, ma senza la necessità di eliminarle. Il che vi aiuta a organizzare meglio i messaggi.

Fin qui tutto bene, ma c'è un punto importante: Gmail dà molta rilevanza alla funzione Archivia, quasi più che Elimina, quindi può capitare di archiviare un'email per errore e non sapere più dove sia finita. 

Il punto è che fino a qualche tempo fa l'archiviazione funzionava come spostare un'email in una cartella (etichetta) diversa: l'e-mail scompariva dalla posta in arrivo, ma era visibile nella cartella archivio.

Che era facilmente accessibile attraverso la cartella Archivia, appunto.

Questo voleva dire che l'unica differenza tra l'archiviazione di un'email e lo spostarla in un'altra cartella era la visibilità del pulsante Archivia, sia nella posta in arrivo che all'interno delle email. Inoltre si poteva cercare all'interno della cartella archivio dalla ricerca avanzata di Gmail, che mostrava l'etichetta Archivio in caso si volesse cercare solo lì. 

Ora purtroppo questo non è più possibile: la cartella non c'è più, così come l'etichetta Archivio, ma la buona notizia è che potete comunque cercare un'email archiviata attraverso la ricerca di Gmail.

Questo strumento è estremamente potente, e vi consente di individuare ogni email nella vostra casella di posta, archiviata o meno. Tramite le funzioni di ricerca avanzata poi potete impostare dei filtri e degli operatori che consentono di trovare qualsiasi messaggio in base al mittente, alla data, all'etichetta, agli allegati e molto altro. 

Ma per trovare un'email archiviata non è necessario usare filtri particolari.

Tutto quello che dovete fare è cliccare sul campo di ricerca in alto e scrivere questo termine, per poi cliccare su Invio:

in:archive

A questo punto, vi verranno mostrate tutte le email archiviate. 

Ma questa è solo la superficie di quello che potete fare con la ricerca. Per esempio quando iniziate a scrivere un termine di ricerca nel campo in alto in Gmail, vedrete apparire tre pulsanti subito sotto: Contiene allegato, Ultimi 7 giorni e Da me. 

Cliccando su uno di questi, restringerete la ricerca solo a email con allegati, a quelle ricevute e inviate negli ultimi sette giorni e solo a quelle che avete inviato voi. E tutto senza aprire la ricerca avanzata. 

Si può accedere a quest'ultima cliccando sull'icona con tre linee orizzontali dotate di cursori a destra del campo di ricerca. Dopo averlo fatto, si aprirà una finestra con una serie di opzioni. Potete cercare all'interno della vostra casella di posta utilizzando i seguenti filtri:

• Da: Cerca e-mail da un indirizzo specifico.
• A: Cerca le e-mail inviate all'indirizzo menzionato.
• Oggetto: Cerca il campo dell'oggetto dell'e-mail.
• Contiene le parole: Cerca parole specifiche in un'e-mail.
• Non contiene: Escludere le parole menzionate da un'e-mail.
• Dimensione: cerca una dimensione specifica del messaggio.
• Intervallo: restringere la ricerca a un lasso di tempo menzionato.
• Cerca: cerca all'interno di un'etichetta o di una cartella specifica.

Se cliccate su Cerca, vi verranno mostrati i risultati in base ai filtri inseriti, se invece cliccate su Crea filtro creerete un filtro con le opzioni indicate, che vi permette di indicare cosa fare con i messaggi cercati con quelle impostazioni (per esempio spostarli in una cartella, eliminarli e altro).

Ma non è finita. Come avrete notato, quando impostate dei filtri per la ricerca Gmail aggiunge dei termini nel campo di ricerca. Per esempio, se effettuate una ricerca con il filtro Da: Alessandro, sopra appare la scritta from:alessandro. Se impostate una ricerca con allegati, sopra appare la scritta has:attachment, e combinazioni di queste. 

Per esempio, mettiamo che volete trovare tutte le email di Amazon relative ai vostri ordini. Dovete aggiungere diversi termini di ricerca per assicurarvi di filtrare quelle che potrebbero interessarvi. Per esempio se volete vedere le email da Amazon (prima parte della ricerca) e tutte le email che contengono la parola spedizione, pacco o ordine, dovete scrivere questo:

from:*@Amazon ("spedizione" OR "pacco" OR "ordine")

Una volta trovate le email archiviate, potete recuperarle, come vi mostriamo nel nostro approfondimento.

Questo tipo di ricerca può essere ulteriormente approfondita, usando le parentesi e gli operatori corretti. Se volete cercare lo stesso tipo di email ma non solo di Amazon, basta mettere la prima parte tra parentesi e aggiungere altre voci:

from:(*@Amazon OR *@Unieuro OR *@Mediaworld) ("spedizione" OR "pacco" OR "ordine")

Ci sono altri operatori utili.

Di has:attachment abbiamo già detto, da mettere quando vogliamo filtrare solo messaggi con un allegato. Ma potete anche scegliere le dimensioni dell'allegato con il seguente operatore:

size:3m

che mostrerà email con allegati con dimensioni uguali o superiori a 3 MB. Oppure con i vostri amici vi mandate spesso condivisioni di video. In questo caso potete filtrare con i seguenti operatori:

has:youtube OR "tiktok.com"

Per finire, potete selezionare anche le email con allegati della suite Office di Google. In questo caso potete scrivere: 

has:drive OR has:document OR has:spreadsheet OR has:presentation

Adesso che abbiamo visto cosa significhi archiviare un'email, diventa molto più semplice scoprire dove sia finita. Vediamo come vedere le email archiviate su Gmail da computer, da Web o tramite un client di posta elettronica, oppure da app per dispositivi mobili.

Da computer

Da Web

Volete sapere come vedere un'email archiviata dall'app Web di Gmail? Niente di più facile.

Andate alla pagina del servizio e se necessario effettuate l'accesso cliccando su Accedi in alto a destra e inserendo la vostra email e password di accesso. 

Ora individuate nel pannello di sinistra la scritta Tutti i messaggi (è subito sopra la scritta Spam) e cliccateci sopra. Se il pannello fosse contratto, cliccate prima in alto a sinistra sull'icona con tre linee orizzontali per espandere il pannello delle cartelle. Se invece l'elenco delle opzioni fosse ridotto e non vedeste niente oltre a Bozze, cliccate sulla voce Altro subito sotto a Bozze per espanderlo. 

Ora vi verranno mostrate tutte le email, in arrivo (evidenziate dall'etichetta Posta in arrivo), inviate e anche quelle archiviate. Per distinguere le email archiviate da quelle nella posta in arrivo, usate appunto l'etichetta di queste ultime. Inoltre se spostate il cursore del mouse su un'email archiviata noterete che l'icona per archiviare l'email non è nera ma grigia e non cliccabile (immagine sotto).

Una volta individuata un'email archiviata, potete cliccarci sopra con il tasto destro del mouse e selezionare la voce Sposta in Posta in arrivo per renderla nuovamente visibile nella casella principale.

Da client di posta elettronica

Se avete collegato il vostro account Gmail a un programma di posta elettronica sul vostro computer, potete vedere comunque le email archiviate. 

Nel caso siate utenti Windows e abbiate effettuato l'accesso sull'app Posta, per vedere le email archiviate avviate l'app e cliccate sulla voce Cartelle che vedete nella barra di sinistra (se questa è contratta, cliccate prima sull'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra). 

Nella finestra che si apre, cliccate sulla voce Archivio e dovreste vedere le email archiviate. 

Se usate invece Outlook, espandete la barra laterale cliccando sull'icona con tre linee orizzontali (nuova app Outlook che sostituirà Posta dal 2024) o sulla freccia a sinistra. Poi cliccate sulla voce Archivio e vedrete le email archiviate su Gmail.

Per spostarla nella posta in arrivo, cliccateci sopra con il tasto destro del mouse, selezionate Sposta e cliccate su Posta in arrivo.

Se invece usate il Mac e Apple Mail, per vedere le email archiviate avviate l'app e individuate il vostro account. Se la freccia alla destra del nome è orientata verso destra, cliccateci sopra per espandere le cartelle (se non vedete gli account, cliccate su Vista in alto, poi cliccate su Mostra barra laterale in basso).

Tra le cartelle dell'account, cliccate su Archivio e a destra verranno mostrate le email archiviate. Per spostarne una nella posta in arrivo, cliccateci sopra tenendo premuto il tasto control e selezionate la voce Sposta in, poi selezionate In entrata sotto al nome dell'account relativo.

Da telefono Android o iPhone

Volete vedere le email archiviate nell'app Gmail sul vostro telefono Android o iPhone? La procedura è semplicissima e ricalca in gran parte quanto visto da Web (con la differenza che non avete a disposizione i filtri avanzati).

Avviate Gmail ed eventualmente effettuate l'accesso con i vostri dati, poi toccate l'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra e toccate la voce Tutti i messaggi. 

A questo punto vi verranno mostrati tutti i messaggi su Gmail, indicati con l'etichetta di appartenenza. Quindi quelli nella Posta in arrivo avranno l'etichetta grigia Posta in arrivo, mentre quelli archiviati niente. Potete anche effettuare una ricerca utilizzando il nome del mittente nel campo di ricerca in alto o gli operatori che vi abbiamo indicato nel primo capitolo.

Se volete spostare un'email archiviata nella posta in arrivo, toccatela per aprirla, poi toccate i tre puntini in alto a destra e selezionate la voce Sposta nell'Inbox.

Come da computer, anche da telefono potreste utilizzare un client di posta diverso da Gmail. Anche in questo caso è possibile vedere le email archiviate. Da qualunque app, vi basta toccare l'icona con tre linee orizzontali in alto e selezionare la voce Archivio.

Da Mail di Apple, toccate la voce Caselle in alto a sinistra, poi toccate la freccia verso destra a sinistra del vostro account (se la freccia è verso il basso non dovete fare nulla). Toccate la voce Archivio e vi verranno mostrate le email archiviate. Per spostarne una, toccate l'email in questione, poi toccate l'icona della cartella in basso e selezionate la voce In entrata.

Come recuperare una mail archiviata su Gmail?

Se volete recuperare un'email archiviata su Gmail, andate nella pagina Web del servizio, poi a sinistra su Tutti i messaggi (se non vedete la voce cliccate su Altro sotto Bozze). Cliccate con il tasto destro del mouse sopra l'email archiviata e selezionate Sposta in Posta in arrivo.

A cosa serve archiviare le mail?  

Archiviare un'email vi consente di non vederla più nella vostra casella di posta. Il motivo è per rendere quest'ultima più ordinata e non affollata da messaggi che non vi interessano ma che non volete eliminare. Queste email infatti non saranno cancellate, e saranno sempre disponibili in caso le cerchiate.